Day 657 If multitasking is bad for productivity, it happens that some things can be done simultaneously, here are a few I could think of :
Running and listening to music
Driving and listening to an audio book
Cooking and learning a foreign language
Walking and looking around with deep attention
Talking while talking (walking meeting are awesome)
Working out and watching you favorite series
Hiking and thinking
Painting and singing
Reading your emails while having a coffee…
Actually all that you can do on autopilot, without deeply thinking about it, can form the base of another task that will require more attention. This is not multitasking, this is real parallel processing.
Day 655. A friend of mine asked me over the week-end how I was doing all that I am doing: blogging, working out, travelling, doing my CTO job, etc. I told him there was no extravaganza here, just simple and powerful discipline. I revealed him that I was actually defining how much time an activity was to take me and therefore was finding ways to go fast, as fast as I can, without taking any shortcuts or compromising on quality. Having thought about it over the week-end, here are the early thinking of my « no-shortcut theory of ultimate productivity », or « how to do all you have to do, without compromising on quality »
First and foremost, let me qualify what do I mean by not compromising on quality. It’s actually meaning two clear things:
Content quality. If I ever have to product something, it has to be of top quality. Cheap is low quality, cheap is crap, and cheap has to be avoided!
Time quality. We all have 24 hours every day and we all have/want to do a sum of things every day. Ask yourself how you want those to be done and to consume the allocated time. Then do them in the allocated time.
Time quality also means that I need to take time to take care about myself (health, physical quality) and my relationships with others (people who matter, friends and family). None of my professional or personal activities should put my health or my relationship at risk. And this means, that I had to learn to say « no » to some activities. Superman does not exist and No is the most powerful word when it comes to keeping your commitments.
With this baseline, the no-shortcut theory of ultimate productivity comes to my six simple and proven axioms:
What’s not planned does not get done. Every morning, take 5 to 15 minutes to plan your day and ensure all your activities are aligned on your short, mid and long term goals.
Every activity has to have a time limit. If you do not put a stop sign, you will eat into the next activity and your schedule will get sidetracked.
What’s not finished needs to be planned again. If you reach the stop sign and your activity is not finished, reschedule it for the next day or for the next available slot. Some activities are shorter than expected, others are longer.
Never, ever plan back-to-back activities. You will need bio breaks, unexpected events will happen or you will just need to breathe and go for a walk.
Plan no more than 80% of the day. A little bit like axiom number 4, you should always keep buffers between activities or sometimes free slots. This will allow some mundane tasks to happen or unexpected phone calls/emails to answer. Eventually, if everything works flawlessly, you’ll have free time to do more things or to go for a walk.
Do not tolerate interruptions. Multi-tasking has been proven counterproductive time and time again. When you do something, do it with 100% focus. Unplug the internet, silence the phone and close the door.
Now, this is working for me and has been working for many years now. It goes down to being disciplined to follow them every day, starting the day with your planning activities. Now, do you have to read your email first thing in the morning, wake up at 5 or practice meditation? The choice is yours. I know the same activity may mean different things for different people, and each needs to define his or her own routine. But, with these axioms at play, I can deliver 100%, sometimes more, of what I planned to deliver, day in, day out. As you can see, it’s not rocket science, it’s pretty basic, actually, very basic, but efficient, actually, very efficient!
Whether your next PC should have a touch screen is not even a question. It becomes obvious. Whether it should have a keyboard is although not a question. The ubiquitous tablet is the new PC. Said I as I type on my Surface Pro 3. The holy trinity of IT, Microsoft, Apple, and Google have all their offerings, each with its benefits, apps, ecosystem and user interface. But let’s see why touch has become an obvious choice.
Moving from one apps to the other has never been so fast. Swiping from one app to the other is a natural gesture.
It’s faster to point directly to the screen that to scroll the mouse to the point you want to reach.
Swiping to read through a document is natural.
The day you have a screen that is not « touch » you will regret you cannot touch it.
Why carry a PC and a tablet when you can have both in one device.
Of course you may want a lot of processing power to do picture or movie editing for instance or require a bigger screen. Not all applications will be 100% adaptable to the tablet world, I bet though first that a vast majority of usage can be fulfilled on a tablet and second that processor power will increase in the coming years to make the choice even easier. The tablet PC will be one of the few segments that will grow as well, allowing Original Equipment Manufacturers to come with creative designs. The future is just wonderful, don’t you think?
Jour 633. La boucle OODA est un concept inventé pendant la guerre de Corée par le pilote de chasse américain John Boyd. Trouvant ses racines dans la stratégie militaire, elle trouve son application dans de nombreux domaines civils. OODA est l’acronyme de Observer, s’Orienter, Décider et Agir. Chaque élément est important et se trouve à la base de tout processus de prise de décision.
Théorisée et utilisée dans de nombreux ouvrages militaires et civils, sa simplicité et son élégance en font un système dont il est simple de se souvenir. Mais ce qui en fait, à mon avis, sa force est la dernière lettre : Agir. En effet, dans combien de réunions se trouvent-on parfois où on observe, on oriente, on discute, sans rien décider ou en décidant timidement, mais sans jamais agir et sans jamais vérifier qu’une action a été entreprise et terminer.
Avec OODA, de toute décision doit naitre une action, puis, on réitère. Cela permet de mettre en place un cercle vertueux de petites actions qui s’enchainent. Une méthode bien préférable à des cycles nombreux de réflexion sans qu’aucune action concrète ne soit mise en place. John Boyd en avait fait la base de son enseignement au combat aérien. L’élégance se trouve souvent dans la simplicité, OODA fait partie de ces choses simples, utiles et élégantes.
Jour 625. Cet article, publié dans Inc.com, fournit les 5 questions à garder dans sa besace pour améliorer grandement communication et productivité. Vivant dans un environnement multiculturel, dans lequel l’anglais est une langue commune mais rarement la première, beaucoup de choses peuvent être perdues ou mal comprises. J’ai donc pris l’habitude de faire reformuler et de poser des questions sur les points de détails, pour être certain que rien se perd, ni ne se crée, ni ne se transforme. Cependant, parfois même entre locuteurs d’une même langue, les mots n’ont pas la même définition, la culture fait une intrusion et la compréhension disparait. Les cinq questions qui suivent, directement traduites de l’article de Inc.com, vont vous aider à garantir que rien ne se perd, que tout le monde est sur la même longueur d’onde et au final qu’aucune incompréhension n’est laissée sur la table.
Ce que je vous entends dire est…
La phrase de clarification par excellence qui permet de reformuler ce que votre interlocuteur a dit avec vos propres mots pour éliminer toute incompréhension. Elle permet aussi de faire préciser les détails de la conversation. Crucial quand il s’agit d’une négociation par exemple.
Aidez-moi à comprendre…
Voilà qui vous permet de faire préciser comment votre interlocuteur est arrivé à une conclusion, quel a été son cheminement intellectuel, ou ce qui s’est placé sur son chemin pour l’empêcher, par exemple, d’atteindre un objectif. Cela a l’effet de mettre l’interlocuteur en position de guide, de coach.
Seriez-vous prêt à considérer la possibilité de… ?
En introduisant une demande de cette façon, vous augmentez les chances d’un oui et en tous les cas, rendez possible la discussion. Certes la question peut paraitre un peu longue et pompeuse, mais elle place votre interlocuteur dans le mode discussion.
Ma demande est la suivante : …
Il ne s’agit pas que d’être d’accord ou pas, il s’agit de faire avancer vos besoins, vos demandes. L’avantage de cette phrase est sa simplicité et sa clarté. Vous pouvez aussi dire « Voici ma demande : ». De cette façon, aucune ambiguïté possible !
Je ne suis pas certain, mais permettez-moi de revenir vers vous…
Si vous vous êtes déjà trouvé dans la situation où on vous pose une question à laquelle vous ne connaissez pas la réponse, et bien en voilà une toute faite. Une seule condition : revenir vers votre interlocuteur avec la réponse. Idéalement dites quand vous reviendrez vers votre interlocuteur et tenez-vous-y !
La communication est un art, avec ces cinq questions, vous en enlevez certaines des incertitudes qui y sont liées.
