La crise, quelle crise ?

Auteur/autrice : marc

  • Telling your story (Part 2) – Grab the attention

    Zucchini noseYou have only one occasion to make a first impression! If your opening is weak, you have already lost most of the audience and you will battle to get it back. On the opposite, if you strike the audience at the beginning, you can take them by the hand and lead them through your path.

    There are way many ways to grab the attention of your audience. If you are using a computer, you can start with a picture, a single word, a quote or a provocative question. Let’s imagine you are looking for investors for your new company. Your first slide could be a fake picture of your stock price on the ticker at Wall Street. Or it could be a picture of the business award you received three years ago for another company you created or managed.

    In the same vein, it could be a question that you project: where will you be in five years from now? Every person in the audience has an answer to this question, but you can start by telling them your version of where you see them and you.

    There are traps though, and big no-nos! The first one is unfortunately one of the most used and is lame. The speaker starts with “Good morning” (replace morning by afternoon or evening depending on the time of the day) and repeat “Good morning”. Then goes into: “Hmm, you does not seem waken up, I said good morning!” while increasing her voice. She wants you to answer her good morning by good morning. Do not ever do that! It is lame and there are high risks that you will irritate the audience.

    The second one is making fun of the audience or using cultural, religious or political jokes. You may shock your addressees and they will get a leave a very bad impression. The third and final is to excuse or depreciate yourself. The famous: “I am a new here and I apologize for not having prepared enough for this meeting”. Wow! The best way to soap on the board.

    There is only one good way to start until you are ready for prime time and can take risks: Take a deep breath, smile and start with a dynamic “good morning, I am very happy to be with you today for…(give the purpose of your presentation in one short sentence)”, then pause for a second, look at some people in the eye and start your story.

    Your attention grabbing piece should be personal and should speak to your audience. The most important part actually is that you are not making a speech or a presentation for you. You make it for your listeners. You will not tell the same story to investors from Wall Street and to teenagers. So adapt! The first minute is crucial. If you have caught their attention, half the job is done and we will continue next week with setting the scene.

    And oh, one last thing, if you are using technology (computer, projector, clicker, etc.), ensure all works well before starting, nothing worse than seeing a presenter battling with his computer in front of everybody. Be professional, get to the room ahead of time and set everything up. Even if it involves waking up one or two hours earlier.

  • Arrêtez de procrastiner !Stop procrastinating!

    Arrêtez de procrastiner !Stop procrastinating!

    Nous sommes tous confrontés à des taches que nous ne voulons pas faire. Nous trouvons des excuses, souvent minables, pour ne pas les faire. Un mot a été inventé pour décrire ce type de comportement : la procrastination ! Steven Pressfield, l’auteur du livre The War of Art: Break Through the Blocks & Win Your Inner Creative Battles, le décrit sous un autre angle qu’il appelle Résistance !

    En voici un extrait qui définit la résistance : « la résistance s’apparente à la peur ; le degré de peur égale la force de la résistance. Ainsi, plus nous avons peur d’entreprendre quelque chose, plus nous pouvons être certain que cette chose nous est importante et l’est au développement de notre âme. C’est pourquoi nous ressentons autant de résistance. Si cela ne signifiait rien pour nous, il n’y aurait aucune résistance ».

    La procrastination ne peut pas être vaincue

    Je n’ai jamais trouvé de solutions satisfaisantes à la procrastination jusqu’à ce que je rencontre la résistance. En fait, en dehors de la discipline, il n’existe pas de solution à la procrastination. Si vous êtes discipliné, vous pourrez gagner quelques batailles contre la procrastination. Cependant, dès qu’une difficulté se présente, la procrastination montre le bout de son nez, vos résolutions prennent un coup dans l’aile et la procrastination gagne. Vous pouvez gagner des batailles, mais pas la guerre.

    La résistance est un signal positif

    La résistance est un autre animal et je vous recommande chaudement le livre de Steven Pressfield. Relisons la dernière phrase de l’extrait précédent : « Si cela ne signifiait rien pour nous, il n’y aurait aucune résistance ». Voilà la clé ! En d’autres termes, s’il y a une activité que nous avons tendance à éviter ou repoussons constamment à plus tard, il s’agit de la résistance et cela signifie que cette activité est importante pour nous. Si c’est important, nous devons la réaliser maintenant.

    Relions ceci à la matrice de gestion du temps de Stephen Covey. Elle possède deux dimensions : l’importance et l’urgence. Ce qui est important et urgent trouve sa place dans le quadrant de la nécessité et doit être gérée. Ce qui est important, mais pas urgent, trouve sa place dans le quadrant de la qualité et du leadership personnel, et nécessite votre attention. Ce qui n’est pas important doit être évité.

    Nous avons maintenant deux clés d’entrée pour toute activité : la résistance qui nous indique ce qui est important, et l’importance qui requiert notre attention, soit immédiate, soit planifiée. Ainsi, la résistance, à l’inverse de la procrastination, n’est pas négative. Elle nous indique ce qui doit être fait en raison de son importance. C’est un élément essentiel.

    Bienvenue à la résistance, adieu à la procrastination

    Ainsi, la prochaine fois que vous aurez tendance à procrastiner, arrêtez-vous, ressentez la résistance et dites-vous que quelque chose d’important pour vous est en train de survenir. Une chose dont vous serez fier une fois réalisée. Une chose qui vous rapprochera de vos objectifs. Une chose qui a un sens pour vous. Ne vous battez pas contre la résistance, souhaitez-lui la bienvenue ! Et tournez le dos à tout jamais à la procrastination !We are all confronted to tasks we do not want to undertake. We find excuses, sometimes lame, not to do them. A word was invented to describe this behavior: procrastination! Author Steven Pressfield, in his book The War of Art: Break Through the Blocks & Win Your Inner Creative Battles, described this with another angle he calls Resistance!

    Here’s an extract that describes resistance: “Resistance is experienced as fear; the degree of fear equates to the strength of Resistance. Therefore the more fear we feel about a specific enterprise, the more certain we can be that that enterprise is important to us and to the growth of our soul. That’s why we feel so much Resistance. If it meant nothing to us, there’d be no Resistance.”

    Procrastination cannot be beaten

    I really never found any efficient solutions to Procrastination until I bumped into Resistance. Actually, procrastination does not have any solution beyond discipline. If you are disciplined, you will win the procrastination battle. However, as soon as you hit a challenge or are faced with unexpected difficulties, procrastination will sneak in, your discipline will take a hit and procrastination will win. In other words, you can win battles but cannot win the war.

    Resistance is a positive signal

    Resistance is another animal and I would recommend you read Steven Pressfield’s book. Look at the last sentence from the excerpt above: “If it meant nothing to us, there’d be no Resistance”. This is key! In other words, if there is an activity we tend to avoid and keep pushing forward, this is Resistance showing up, and this means this activity is important to us. If it’s important it should be done now.

    Link this to the management matrix of Stephen Covey. This matrix has two dimensions: importance and urgency. In a summarized view what is important and urgent falls in the Quadrant of Necessity and needs to be managed, what is important and not urgent falls into the Quadrant of Quality & Personal Leadership and requires your focus. What is not important needs to be avoided!

    We now have two critical insights: Resistance shows us what is important, and importance requires our attention, either immediately or planned. Therefore Resistance, to the opposite of Procrastination, is not bad. It indicates what needs to be done, because it’s important! And it’s a game changer.

    Welcome Resistance, forget Procrastination

    Thus, next time you hit Procrastination, look at it as Resistance, and realize something important is happening. Something you will be proud of having done. Something that will help you get closer to your goals. Something that has a deep meaning to you. Do not fight Resistance! Welcome Resistance! And forget procrastination forever!

  • Un fois n’est pas coutume…

    Un fois n’est pas coutume…

    Un sympathique article dans Business Mag de cette semaine: Marc Israel : un patron à l’attitude zen.

  • Mettez vos histoires en images Picture your stories

    Permettez-moi de commencer clairement : PowerPoint tue la créativité ! C’est le pire des outils pour faire des présentations, car elles se ressemblent toutes et ne génèrent que des bâillements. Cependant, avec les bonnes compétences, PowerPoint est le meilleur des outils car il vous aide à créer des présentations géniales en quelques minutes. A vous de choisir entre le pire et le meilleur !

    Il y a quelques années (au siècle dernier), j’ai commencé ma carrière en formant les utilisateurs sur des logiciels de présentation comme Harvard Graphics (les fondus d’informatiques se souviendront), avant l’apparition et la diffusion de PowerPoint. Un des conseils que je donnais alors était de ne pas utiliser plus de sept mots par phrase et pas plus de cinq lignes de texte par diapositive. Aujourd’hui, je raccourcis à sept mots maximum par diapositive !

    Vous savez ce qui tue le plus l’attention de l’audience ? Les listes à puces ! Allez sur slideshare.com, parcourez les meilleures présentations et cherchez les listes à puces. Vous n’en trouverez pas ! Comme j’ai lu dans une présentation sur la conception des présentations de Steve Jobs, les puces sont pour les chiens, pas pour les diapositives ! Séparez-vous-en !

    Les diapositives vous aident à raconter une histoire

    Une série de diapositive n’est pas faite pour donner des détails, mais pour fournir un support à votre histoire. Si vous avez besoin de partager des chiffres ou des détails, créez un document annexe que vous distribuerez à la fin de votre présentation. Quand vous racontez une histoire à vos enfants/neveux/cousins/amis, la meilleure façon de la rendre vivante est de créer des images colorées. Il en va de même avec vos présentations.

    Une image vaut mille mots, dit-on. Mais pourquoi s’en sert-on donc si peu ? Parce que nous sommes paresseux et que la diapositive par défaut dans PowerPoint est celle des listes à puces. Débarrassez-vous de cette diapositive et adoptez comme diapo par défaut celle avec un titre seulement. Vous n’aurez besoin que de quelques mots, mais de beaucoup d’images et surtout d’un script.

    Même la Guerre des Étoiles a commencé sur le papier!

    Croyez-vous que Steven Spielberg à commencer à filmer la Guerre des Étoiles de mémoire ? Non ! Il a écrit un script très détaillé. Si vous voulez faire comme les pros, oubliez votre ordinateur et commencez sur papier. Écrivez votre script en vous servant des techniques de « storytelling » (référez-vous aux précédents articles de mon blog sur le sujet, disponibles sur www.lacrisequellecrise.com). Une fois le script écrit, testez-le en racontant votre histoire face à votre miroir, puis coupez, coupez, coupez. 99% des présentations sont trop longues. Si vous savez que vous aurez 30 minutes, préparez-vous pour 20. Cela ne nécessitera qu’une dizaine de diapositives maximum.

    Cherchez les images adéquates

    Une fois armé de votre script, vous pouvez créer votre trame dans votre logiciel et partir à la recherche d’images. Il existe des millions d’images libres de droit sur internet, particulièrement celles sous la licence Open Source Creative Commons (ne piratez pas les images, respectez le copyright). Faites attention à n’utiliser que des images en haute définition (au moins la définition de votre écran) pour éviter la pixellisation (vous savez ces petits points, les pixels, qui deviennent des carrés si vous zoomez), et montrer votre professionnalisme.

    En conclusion, je vous invite à aller sur www.slideshare.net, à vous abonner à leur newsletter et à vous inspirer des incroyables présentations que vous y trouverez ! Cependant, si vous êtes sérieux dans votre quête d’amélioration de vos techniques de présentateur, rejoignez un club Toastmasters près de chez-vous.Let me start with a clear point: PowerPoint is a creativity killer! It’s the worst tool to do presentation, because all presentations look alike and only generate yawning. However, with the right knowledge PowerPoint is the best presentation tool because it helps you create a compelling presentation in a matter of minutes. So, your choice for the worst or the best!

    I started my career, years ago (that was last century, no kidding), by teaching people how to use presentation software like Harvard Graphics (nerds will remember), before PowerPoint came to life and became a common noun. One of the key advices I was giving then was to use less than 7 words per sentence and less than 5 lines of text in a slide. Today, I shorten this to less than 7 words for the whole slide!

    Do you know what kills most attention: bullet points! Go to slideshare.com, browse the best presentations and look for bullet points. There are none! As I read in a great presentation about how to design slides like Steve Jobs, bullets are for guns, not for slides. So get rid of bullet points!

    Slides help you tell a story

    A slide deck is not a medium to give details, it’s a support to tell a story. If you need to share numbers and details, create a side document that will be distributed at the end of your presentation. Remember when you are telling stories to your kids/nephews/cousins/friends, the best way to make your story lively is to create vivid images. It’s the same with slides.

    A picture is worth a thousand words. We all know this adage, but why is it so little used when it comes to PowerPoint? Because we are lazy and because the default slide in PowerPoint is a bullet point slide. So as I said, get rid of the bullet points and make the title-only slide your default slide. You will need only a few words, but tons of images, and of course, a script.

    Even Star Wars started on paper!

    Do you think Steven Spielberg started to shoot Star Wars from his mind? No! He wrote a very detailed script. So do like the pro, start on paper, forget your computer! Write your script using storytelling techniques (refer to previous articles on storytelling, if you do not have them on paper, you will find online on my blog www.crisiswhatcrisis.net). Once you have your script, test it, telling your story in front of your mirror, and cut, cut, cut… the shorter the better. 99% of slideware is overtime! If you know you will have a 30-minute slot, prepare for 20 minutes. And this will probably require less than 10 slides!

    Look for meaningful pictures

    Once you have your script, you can create your outline with your presentation software and look for images. There thousands royalty free pictures on the web, particularly those under the Creative Commons Open Source licensing scheme (do not pirate pictures, respect the copyright). However, pay attention to always use high definition pictures (at least the definition of your screen) to avoid pixelisation (you know those little dots – picture elements, pixels – that become squares if you zoom in) and convey a professional image!

    In closing, go to www.slideshare.net, subscribe to the newsletter and get inspired by incredible presentations! However, if you want to seriously polish your presentation skills, join a Toastmasters club!

  • Clair, précis, concis – Be brief, be bright, be gone

    Vous êtes-vous trouvé dans une réunion à devoir prendre la parole sur un sujet donné, mais avez ressenti l’impression de ne pas être très bien compris ? Cela nous est tous arrivé ! La clef d’une bonne communication orale tient dans ces trois adjectifs: clair, précis, concis. En d’autres termes, soyez bref, montrez que vous avez réfléchi et préparé votre intervention, puis taisez-vous !

    Plus facile à dire qu’à faire, particulièrement parce que la communication dépend de plusieurs facteurs. Il ne s’agit pas de juste délivrer un message, mais de l’adapter à votre audience et au contexte, et de le faire le plus précisément et rapidement possible.

    Clair

    Commencez par regarder votre audience. Comprenez qui est dans la salle, qui sont ceux que vous allez devoir convaincre, à qui vous allez vendre vos idées, dont vous devez capter l’attention. Vous ne parlez pas à votre PDG comme à votre conjoint (sauf si c’est votre PDG, mais c’est alors une histoire de famille) ou à vos enfants. Les mots, le ton, la conviction seront différents. Il s’agit pourtant du point le plus souvent oublié de la prise de parole en public. Regardez votre audience et adaptez votre message.

    Précis

    En anglais, nous dirions Keep It Simple, Stupid, soit Faites simple mon grand! Vous n’impressionnerez personne avec votre jargon ou vos mots recherchés. Servez-vous de mots simples, faites des phrases courtes et directes. Ne vous baladez pas, le plus court est le plus efficace, alors coupez, coupez, coupez. Plus vous ferez court, plus vous montrerez votre capacité à synthétiser. Comme l’a dit Boileau, ce qui se conçoit bien s’énonce clairement, et les mots pour le dire arrivent aisément!

    Restez cependant souple. Vous pouvez être ferme et souple à la fois. Rien de bon ne sort d’une confrontation. Un de mes mentors m’a appris à toujours laisser la partie adverse venir vers moi, avant de retourner vers elle, créant ainsi une dance verbale ouvrant au dialogue !

    Concis

    Une fois votre thèse exposée, résumez-la en trois courtes phrases. Pourquoi trois ? Parce que c’est un nombre magique ! Souvenez-vous les techniques de storytelling, il n’y a que trois scènes d’action dans les films de James Bond. Trois est le nombre jusqu’auquel vous compterez et le nombre jusqu’auquel compter sera trois (les fans de Monty Python sauront de quoi je parle). En résumant, vous enfoncez les idées dans la tête de vos interlocuteurs.

    Taisez-vous!

    Si vous avez été clair, précis et concis, inutile d’en rajouter! Les pires orateurs ne savent généralement pas s’arrêter. En stoppant après votre résumé, vous forcez l’audience à réfléchir et possiblement à vous répondre. Et vous connaissez ce qu’on dit : celui qui brise le silence perd ! Non pas qu’il y ait quoi que ce soit à perdre, mais vous garantissez que votre thèse aura été bien entendue !

     

    Ever been in a meeting and had to speak about some topics, but felt you were not understood correctly? This has happened to all of us. The key in oral communication fits in this well know sentence: be brief, be bright, be gone. In other words: go to the point quickly and clearly, show you put some thoughts and know your topic, then shut up!

    Easier said than done! Partly because communication depends on multiple factors, and is not about just delivering a message but adapting your message to your audience and context. I have come with a simple methods for the 3 Bs, that I called the 5 Ss: Snoop, Simple, Supple, Summarize, and Shine.

    Snoop

    Watch your audience, understand who is there, who you will have to convince/sell to/get attention from. You do not talk to your CEO as you talk to your spouse (except if he’s your CEO, but this is family business) or to your kids. The words, the tone, the conviction may be different. It’s probably the most forgotten point of public speaking, snoop the audience and adapt.

    Simple

    Keep It Simple, Stupid! KISS your audience with your message. Nobody’s impressed by jargon or clever words. Use simple worlds, and short sentences, to the point. Do not mingle, do not wander, cut, cut, cut! The shorter the better, this shows you know how to synthesize!

    Supple

    Be convincing by standing firm on your legs, while being flexible. There is nothing good in a strong argument. One of my mentors taught me that if you let the other come to you and you go to the other, you start to dance, and this creates the dialogue. Firm does not me inflexible!

    Summarize

    Once you made your point, summarize it in three short sentences. Why three? Because it’s a magical number! Remember storytelling techniques, there are only three action scenes in a James Bond movie! Three shall be the number thou shalt count, and the number of the counting shall be three (the fans of Monty Python will know what I am talking about). By summarizing, you nail your ideas in the brain of your audience.

    Shine

    I could have said Shut up for the fifth S, but Shine fits better with the third B. If you have been brief and bright, and if you shut up, you will shine! No matter what. The worst speakers do not know how to stop and should be interrupted. By stopping, you force thinking, I should say you impose thinking, and wait for an answer. And you know the drill: the one who breaks the silence loses! Not that there is something to lose in all situation, but at least your point will have been made.