Que diriez-vous s’il existait une méthode vous permettant de gagner du temps, afin soit d’en faire plus, soit d’avoir plus de temps libre ? De nombreuses personnes me demandent où je trouve le temps de faire tout ce que je fais, comme écrire ces billets et entrainer mon équipe de foot, tout en faisant mon travail, progresser chez Toastmasters, etc. Ma réponse est simple : planification et concentration. Il s’agit d’une botte de Nevers à de nombreuses, si ce ne sont pas à toutes, questions de productivité.
Dans un monde rapide comme le nôtre, il est facile d’être distrait et le multitâche est devenue la norme. Cependant, si le multitâche nous occupe, il nous fait perdre du temps. Il nous donne le sentiment d’en faire plus, alors que généralement, nous en faisons moins.
40 pourcents de perdus
Il existe plusieurs types de multitâches. Le premier consiste à faire plusieurs choses en même temps – en parallèle – comme, par exemple, passer un coup de fil tout en faisant la vaisselle. Le second consiste à passer d’une première tâche à la seconde sans avoir fini la première, puis d’y revenir sans avoir terminé la seconde, et ainsi de suite.
D’après l’American Psychology Association, de nombreuses recherches démontrent que le multitâche peut nous faire perdre jusqu’à 40 pourcents de temps productif. La raison en est simple : à chaque fois que nous passons d’une tâche à l’autre, nous perdons du temps. Plus nous changeons, plus nous perdons de temps. Et plus les tâches sont complexes, plus nous perdons de temps. Une double taxe !
Les conséquences
La conséquence directe du multitâches est donc cette perte de temps. Mais les conséquences peuvent être pires ! Prenez par exemple, téléphoner en conduisant, une pratique interdite par la loi. Une fraction de seconde d’inattention peut vous faire rentrer dans un platane. Envoyer des SMS pendant une réunion peut vous faire perdre le fil de la conversation et vous faire oublier de faire une tâche débattue.
Il ne s’agit donc pas uniquement de temps. Pensez-y la prochaine fois que vous vous trouverez à faire deux ou plusieurs choses simultanément.
La solution
Que pouvez-vous faire ? Commencez par arrêter de faire deux choses à la fois. Une fois stoppé, demandez-vous ce que vous voulez réaliser ? Vous savez qu’échouer à planifier revient à planifier d’échouer. Regardez-donc les tâches que vous exécutez. Quel but ont-elles ? Combien de temps vont-elles vous prendre ? Pouvez-vous réserver du temps pour les réaliser dans votre agenda ?
La solution est de vous concentrer sur une seule tâche jusqu’à ce qu’elle soit terminée. Certaines devront être cassées en petits morceaux actionnables, qui ne pourront sans doute pas être terminées rapidement. Qu’à cela ne tienne, vous pouvez les planifier. Cependant, une fois ces tâches planifiées et inscrites dans votre agenda, supprimez les distractions et mettez-vous au travail, en vous concentrant uniquement sur une tâche. Je vous garantis que vous arriverez à la fin de la journée en ayant terminé plus de choses et avec un sentiment unique d’accomplissement.What if there was a way to get things done faster, so you can do more things or get more free time? I have many people asking me when I find the times to do all the things I am doing, like writing these posts and coaching my soccer team, while doing my job, going to Toastmasters, etc. My answer is simple: planning and focus. It’s a silver bullet to many, if not all, our time and productivity challenges.
In a fast world like ours, it’s very easy to get distracted, and multi-tasking has become the norm. However, if multi-tasking keeps us busy, it wastes precious time. It gives us the feeling that we are doing more, while in most cases; we are doing less.
Up to 40 percent lost
There are different ways to multitask. The first is doing things in parallel, for instance, phoning to a friend while washing the dishes. The second is switching from one task to the other without having completed the first, then switching back to the first without having finished the second and so forth.
According to the American Psychology Association, numerous research papers show multitasking can cost up to 40 percent of someone productive time. The reason is fairly simple: each time we switch, we are losing time. The more we switch, the more time we lose. And the more complex the tasks are, the more time is lost.
The consequences
The direct consequence of multitasking is therefore a loss of time. But it could be more dramatic! Take for instance phoning while driving. Losing a fraction of a second of attention can be the difference between life and death. Texting while attending a meeting can lead to not getting an important point discussed and therefore not taking the right actions afterward.
So it’s a matter of time but can be a matter of plenty of other topics. Think about it next time you want to do two, or more, things at the same time.
The remedy
So you should ask, what shall I do? Well first is stop doing two things at the same time. Second, while you stopped, is assessing what you try to achieve. You know that failing to plan is planning to fail. The same goes with the tasks you are executing. What are you trying to achieve? Do you have an idea of how long a specific task will take you? Can you plan it and book time into your agenda?
Ultimately, the only remedy is to focus on one thing only at a time until completion. There will be tasks that you’ll need to break into chewable bites, and that you will not be able to achieve in one go. This is fine; you can plan that. But once you have planned what you want to achieve and have booked time into your agenda, get rid of distractions and start working, just on the task you planned. You’ll end your day with much more done and a feeling of accomplishment second to none.
If you have followed the three previous parts of Telling your story (
You started your presentation with a strong opening that caught your audience attention. Let’s now move to the second part, setting the scene! In all the stories, the first part presents the good guy, the bad guy and the environment. This is this exact framework that a good presenter should use.