Ça y est, vous avez le dernier smartphone/tablette/portable/ordinateur (choisissez la bonne réponse) ! Que vous l’ayez eu au travers de votre entreprise ou que vous l’ayez acheté avec vos propres deniers, je suis près à parier que vous allez perdre un temps considérable dans les jours à venir. De plus, il est fort probable que vous ne serez pas beaucoup plus productif avec ce nouvel outil. Je suis désolé de devoir vous décevoir, mais de nombreuses études tendent à le prouver.
La technologie n’est pas différente de nombreuses autres choses dans la vie. Elle peut être une bénédiction ou une malédiction. Permettez-moi de vous poser une simple question : savez-vous ce que vous allez faire de différent avec ce nouvel outil pour vous permettre d’atteindre vos objectifs ? Réfléchissez-y ! Et non, je ne parle pas de Facebook, LinkedIn ou d’email. Je vous parle de ce que vous voulez faire de votre vie.
Un ordinateur est un outil, au même titre qu’un tournevis ou qu’une pelle. Nous pensons savoir utiliser cet outil, bien qu’il ne soit pas aussi intuitif que cela. Il existe deux niveaux d’usage : technique et efficient. Ce que j’appelle usage technique concerne la connaissance des fonctionnalités, celles que vous apprenez avec le manuel utilisateur. Généralement, cet usage technique est identique pour tous les utilisateurs. L’usage efficient est celui qui consiste à appliquer la connaissance des fonctionnalités à vos propres objectifs. Cet usage est personnel, il existe cependant quelques principes de base.
Oubliez les mails
La messagerie électronique est magnifique, mais elle est devenue au fil du temps une véritable plaie. Ne commencez pas votre journée en vérifiant vos mails. Commencez par les activités qui sont en rapport direct avec vos objectifs. N’utilisez pas le courrier électronique pour les sujets urgents. La messagerie est par design asynchrone. Cela signifie que nous ne savons pas quand un courrier électronique sera livré et lu. Pour les sujets urgents, servez-vous du téléphone ou de la messagerie instantanée. Enfin, réservez des plages horaires dans votre agenda pour traiter et envoyer vos courriers électroniques.
Crayon et papier
Si vous devrez faire une présentation PowerPoint, écrire un rapport ou créer un tableau chiffré, n’allumez pas votre ordinateur. Servez-vous d’un crayon et d’une feuille de papier. Personnellement, je ne me sépare jamais de mon cahier Moleskine, sur lequel je note idées et brouillons de plans. Les idées de « bureau sans papier » sont chouettes. Les tablettes et les Smartphones permettent de prendre des notes. Je ne trouve cependant ces outils pas aussi souples qu’un crayon et une feuille de papier.
Parlez plus, tapez moins
La richesse vient des interactions. Les réseaux sociaux sont extraordinaires, le courrier électronique est une invention fantastique, mais une conversation est la meilleure façon de décupler votre créativité, de créer des liens et de résoudre les problèmes. La technologie ne devrait jamais être choisie avant l’interaction directe. Les leaders n’envoient pas de courriers électroniques, ils parlent aux gens et les aident à se développer.
La technologie est extraordinaire et peut vous aider à être plus productif. Ce n’est cependant pas immédiat. Commencer par apprendre à vous servir des logiciels et matériels que vous possédez. Ensuite, réfléchissez à comment utiliser la puissance de ces outils au service de vos objectifs. Enfin, mettez en place votre propre discipline et tenez le cap. La technologie est un moyen, pas une fin en soi.So you got the latest smartphone/tablet/laptop/computer (tick the right answer)! Whether you got it from your company or you purchased it with your hard-earned money, I am ready to bet you are going to lose a tremendous amount of time in the coming days. Furthermore, odds are you will probably not be more productive with this new tool. I feel sorry to disappoint you, but numerous studies have shown just the opposite.
Technology is not different from many other things in life, it can be a blessing or a curse. Allow me to ask you a simple question: do you know what meaningful tasks your technological device is going to help you achieve? Think about it, and no, Facebook, LinkedIn or email are not meaningful tasks. When I say meaningful, I relate to your goals, to what you want to achieve in life.
A computer is a tool, like a screwdriver or a shovel. We think we know how to use this tool, although they are not always intuitive. There are two levels of usage: technical and efficient. What I call technical usage is the one you learn with the manual: how to use features and what to do with the tool. Generally, the technical usage is the same from person to person. The efficient usage is the one that applies the features, the technical knowledge, to your own goal. This is much more personal. However, there are some guiding principles.
Forget emails
Email is great, but has become a real curse. Never check email first thing in the morning, start with your important tasks, the ones that help to achieve your goals. Do not use emails for urgent matters. Email is asynchronous by design. This means that we do not know the time an email will be delivered. For urgent matters, use the good old phone or instant messaging. Finally, block time slots to read, answer and send emails.
Use pen and paper
If you have a PowerPoint presentation to produce, a report to write or a table to create, do not switch on your computer. Use a good old pen and a sheet of paper. I personally have a Moleskine notebook I always keep handy for noting down ideas and working on draft plans. Yes, the paperless notion is nice and today’s tablets and smartphones make great note keepers, but I still do not find them as versatile as a pen and a sheet of paper.
Talk more, type less
Richness comes from interaction with others. Yes social networks can be great, email is a fantastic invention, but a conversation is the best way to fuel creativity, create rapport and solve issues fast. Technology should never been favored over direct interaction. Leaders don’t send email, they talk to people and help make them great.
Technology is awesome and can help tremendously being more productive. However, this is not a given. Learn first how to use the device and the software. Then think how to leverage these tools to achieve your goals. Finally, create your discipline and stick to it. Technology is not an end, it’s a means.
