Auteur/autrice : marc

Permettez-moi de commencer clairement : PowerPoint tue la créativité ! C’est le pire des outils pour faire des présentations, car elles se ressemblent toutes et ne génèrent que des bâillements. Cependant, avec les bonnes compétences, PowerPoint est le meilleur des outils car il vous aide à créer des présentations géniales en quelques minutes. A vous de choisir entre le pire et le meilleur !

Il y a quelques années (au siècle dernier), j’ai commencé ma carrière en formant les utilisateurs sur des logiciels de présentation comme Harvard Graphics (les fondus d’informatiques se souviendront), avant l’apparition et la diffusion de PowerPoint. Un des conseils que je donnais alors était de ne pas utiliser plus de sept mots par phrase et pas plus de cinq lignes de texte par diapositive. Aujourd’hui, je raccourcis à sept mots maximum par diapositive !

Vous savez ce qui tue le plus l’attention de l’audience ? Les listes à puces ! Allez sur slideshare.com, parcourez les meilleures présentations et cherchez les listes à puces. Vous n’en trouverez pas ! Comme j’ai lu dans une présentation sur la conception des présentations de Steve Jobs, les puces sont pour les chiens, pas pour les diapositives ! Séparez-vous-en !

Les diapositives vous aident à raconter une histoire

Une série de diapositive n’est pas faite pour donner des détails, mais pour fournir un support à votre histoire. Si vous avez besoin de partager des chiffres ou des détails, créez un document annexe que vous distribuerez à la fin de votre présentation. Quand vous racontez une histoire à vos enfants/neveux/cousins/amis, la meilleure façon de la rendre vivante est de créer des images colorées. Il en va de même avec vos présentations.

Une image vaut mille mots, dit-on. Mais pourquoi s’en sert-on donc si peu ? Parce que nous sommes paresseux et que la diapositive par défaut dans PowerPoint est celle des listes à puces. Débarrassez-vous de cette diapositive et adoptez comme diapo par défaut celle avec un titre seulement. Vous n’aurez besoin que de quelques mots, mais de beaucoup d’images et surtout d’un script.

Même la Guerre des Étoiles a commencé sur le papier!

Croyez-vous que Steven Spielberg à commencer à filmer la Guerre des Étoiles de mémoire ? Non ! Il a écrit un script très détaillé. Si vous voulez faire comme les pros, oubliez votre ordinateur et commencez sur papier. Écrivez votre script en vous servant des techniques de « storytelling » (référez-vous aux précédents articles de mon blog sur le sujet, disponibles sur www.lacrisequellecrise.com). Une fois le script écrit, testez-le en racontant votre histoire face à votre miroir, puis coupez, coupez, coupez. 99% des présentations sont trop longues. Si vous savez que vous aurez 30 minutes, préparez-vous pour 20. Cela ne nécessitera qu’une dizaine de diapositives maximum.

Cherchez les images adéquates

Une fois armé de votre script, vous pouvez créer votre trame dans votre logiciel et partir à la recherche d’images. Il existe des millions d’images libres de droit sur internet, particulièrement celles sous la licence Open Source Creative Commons (ne piratez pas les images, respectez le copyright). Faites attention à n’utiliser que des images en haute définition (au moins la définition de votre écran) pour éviter la pixellisation (vous savez ces petits points, les pixels, qui deviennent des carrés si vous zoomez), et montrer votre professionnalisme.

En conclusion, je vous invite à aller sur www.slideshare.net, à vous abonner à leur newsletter et à vous inspirer des incroyables présentations que vous y trouverez ! Cependant, si vous êtes sérieux dans votre quête d’amélioration de vos techniques de présentateur, rejoignez un club Toastmasters près de chez-vous.Let me start with a clear point: PowerPoint is a creativity killer! It’s the worst tool to do presentation, because all presentations look alike and only generate yawning. However, with the right knowledge PowerPoint is the best presentation tool because it helps you create a compelling presentation in a matter of minutes. So, your choice for the worst or the best!

I started my career, years ago (that was last century, no kidding), by teaching people how to use presentation software like Harvard Graphics (nerds will remember), before PowerPoint came to life and became a common noun. One of the key advices I was giving then was to use less than 7 words per sentence and less than 5 lines of text in a slide. Today, I shorten this to less than 7 words for the whole slide!

Do you know what kills most attention: bullet points! Go to slideshare.com, browse the best presentations and look for bullet points. There are none! As I read in a great presentation about how to design slides like Steve Jobs, bullets are for guns, not for slides. So get rid of bullet points!

Slides help you tell a story

A slide deck is not a medium to give details, it’s a support to tell a story. If you need to share numbers and details, create a side document that will be distributed at the end of your presentation. Remember when you are telling stories to your kids/nephews/cousins/friends, the best way to make your story lively is to create vivid images. It’s the same with slides.

A picture is worth a thousand words. We all know this adage, but why is it so little used when it comes to PowerPoint? Because we are lazy and because the default slide in PowerPoint is a bullet point slide. So as I said, get rid of the bullet points and make the title-only slide your default slide. You will need only a few words, but tons of images, and of course, a script.

Even Star Wars started on paper!

Do you think Steven Spielberg started to shoot Star Wars from his mind? No! He wrote a very detailed script. So do like the pro, start on paper, forget your computer! Write your script using storytelling techniques (refer to previous articles on storytelling, if you do not have them on paper, you will find online on my blog www.crisiswhatcrisis.net). Once you have your script, test it, telling your story in front of your mirror, and cut, cut, cut… the shorter the better. 99% of slideware is overtime! If you know you will have a 30-minute slot, prepare for 20 minutes. And this will probably require less than 10 slides!

Look for meaningful pictures

Once you have your script, you can create your outline with your presentation software and look for images. There thousands royalty free pictures on the web, particularly those under the Creative Commons Open Source licensing scheme (do not pirate pictures, respect the copyright). However, pay attention to always use high definition pictures (at least the definition of your screen) to avoid pixelisation (you know those little dots – picture elements, pixels – that become squares if you zoom in) and convey a professional image!

In closing, go to www.slideshare.net, subscribe to the newsletter and get inspired by incredible presentations! However, if you want to seriously polish your presentation skills, join a Toastmasters club!

Vous êtes-vous trouvé dans une réunion à devoir prendre la parole sur un sujet donné, mais avez ressenti l’impression de ne pas être très bien compris ? Cela nous est tous arrivé ! La clef d’une bonne communication orale tient dans ces trois adjectifs: clair, précis, concis. En d’autres termes, soyez bref, montrez que vous avez réfléchi et préparé votre intervention, puis taisez-vous !

Plus facile à dire qu’à faire, particulièrement parce que la communication dépend de plusieurs facteurs. Il ne s’agit pas de juste délivrer un message, mais de l’adapter à votre audience et au contexte, et de le faire le plus précisément et rapidement possible.

Clair

Commencez par regarder votre audience. Comprenez qui est dans la salle, qui sont ceux que vous allez devoir convaincre, à qui vous allez vendre vos idées, dont vous devez capter l’attention. Vous ne parlez pas à votre PDG comme à votre conjoint (sauf si c’est votre PDG, mais c’est alors une histoire de famille) ou à vos enfants. Les mots, le ton, la conviction seront différents. Il s’agit pourtant du point le plus souvent oublié de la prise de parole en public. Regardez votre audience et adaptez votre message.

Précis

En anglais, nous dirions Keep It Simple, Stupid, soit Faites simple mon grand! Vous n’impressionnerez personne avec votre jargon ou vos mots recherchés. Servez-vous de mots simples, faites des phrases courtes et directes. Ne vous baladez pas, le plus court est le plus efficace, alors coupez, coupez, coupez. Plus vous ferez court, plus vous montrerez votre capacité à synthétiser. Comme l’a dit Boileau, ce qui se conçoit bien s’énonce clairement, et les mots pour le dire arrivent aisément!

Restez cependant souple. Vous pouvez être ferme et souple à la fois. Rien de bon ne sort d’une confrontation. Un de mes mentors m’a appris à toujours laisser la partie adverse venir vers moi, avant de retourner vers elle, créant ainsi une dance verbale ouvrant au dialogue !

Concis

Une fois votre thèse exposée, résumez-la en trois courtes phrases. Pourquoi trois ? Parce que c’est un nombre magique ! Souvenez-vous les techniques de storytelling, il n’y a que trois scènes d’action dans les films de James Bond. Trois est le nombre jusqu’auquel vous compterez et le nombre jusqu’auquel compter sera trois (les fans de Monty Python sauront de quoi je parle). En résumant, vous enfoncez les idées dans la tête de vos interlocuteurs.

Taisez-vous!

Si vous avez été clair, précis et concis, inutile d’en rajouter! Les pires orateurs ne savent généralement pas s’arrêter. En stoppant après votre résumé, vous forcez l’audience à réfléchir et possiblement à vous répondre. Et vous connaissez ce qu’on dit : celui qui brise le silence perd ! Non pas qu’il y ait quoi que ce soit à perdre, mais vous garantissez que votre thèse aura été bien entendue !

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Ever been in a meeting and had to speak about some topics, but felt you were not understood correctly? This has happened to all of us. The key in oral communication fits in this well know sentence: be brief, be bright, be gone. In other words: go to the point quickly and clearly, show you put some thoughts and know your topic, then shut up!

Easier said than done! Partly because communication depends on multiple factors, and is not about just delivering a message but adapting your message to your audience and context. I have come with a simple methods for the 3 Bs, that I called the 5 Ss: Snoop, Simple, Supple, Summarize, and Shine.

Snoop

Watch your audience, understand who is there, who you will have to convince/sell to/get attention from. You do not talk to your CEO as you talk to your spouse (except if he’s your CEO, but this is family business) or to your kids. The words, the tone, the conviction may be different. It’s probably the most forgotten point of public speaking, snoop the audience and adapt.

Simple

Keep It Simple, Stupid! KISS your audience with your message. Nobody’s impressed by jargon or clever words. Use simple worlds, and short sentences, to the point. Do not mingle, do not wander, cut, cut, cut! The shorter the better, this shows you know how to synthesize!

Supple

Be convincing by standing firm on your legs, while being flexible. There is nothing good in a strong argument. One of my mentors taught me that if you let the other come to you and you go to the other, you start to dance, and this creates the dialogue. Firm does not me inflexible!

Summarize

Once you made your point, summarize it in three short sentences. Why three? Because it’s a magical number! Remember storytelling techniques, there are only three action scenes in a James Bond movie! Three shall be the number thou shalt count, and the number of the counting shall be three (the fans of Monty Python will know what I am talking about). By summarizing, you nail your ideas in the brain of your audience.

Shine

I could have said Shut up for the fifth S, but Shine fits better with the third B. If you have been brief and bright, and if you shut up, you will shine! No matter what. The worst speakers do not know how to stop and should be interrupted. By stopping, you force thinking, I should say you impose thinking, and wait for an answer. And you know the drill: the one who breaks the silence loses! Not that there is something to lose in all situation, but at least your point will have been made.

Some days ago in the SlideShare Digest featured an article on storytelling – by the way if you do not have an account on slideshare.net, open one, this is one of the best social networks to get concrete ideas with full presentations, and share yours!

Storytelling has been around for centuries, if not since the beginning of mankind. A story has always been a great way to deliver a message. In childhood, fairy tales are a good way to forge character and teach positive behaviors. In adulthood, knowing stories of others who went through the same challenges you experience helps find solutions. In the corporate world, stories are one of the tools you can use to communicate and convey your ideas in a powerful way.

Of course, not every story is suitable for the corporate environment. Telling your grand-mother bedtime stories to your board may not be helpful. However, you can apply the storytelling techniques to every corporate presentation and use the storytelling framework to your advantage.

But before going further, I want to differentiate stories and storytelling. Stories are a great way to make a point, to clarify a complex idea, to bring some levity into a serious meeting, and overall to increase retention of information and impact of your presentation. But telling a story is different from using storytelling techniques to build and deliver a presentation.

My purpose here is to walk away from the classical and boring bulleted PowerPoint presentation that anybody can create, to enter the realm of top presentation performers. Those you listen to with deep fascination and that you would follow blindly: the Steve Jobs, the Robin Sharmas and the likes.

A unique presentation is generally created with storytelling embedded, and it’s not that difficult. It may require some extra work at the beginning, but it will soon become a second nature. Every good story is articulating into five main parts:

1. Grab the attention
2. Set the scene
3. Relate to your audience
4. Increase tension
5. Deliver results

Fairly simple (remember, not easy, but simple)! Generally, we tend to go directly to the results or the actions that we want our audience to undertake. This is a big mistake. You need to help your audience along the way. If the story is correctly told, they will come to the conclusion by themselves and the fifth point will be “natural”.

So get ready for a new way to deliver your presentation. In a next post, we will go into the details of how to grab attention at the beginning of your presentation. A key point, since you have only one attempt to make a great (or bad) first impression!