Parler en 3D : 10 trucs simples pour devenir un meilleur speakerSpeak in 3D: 10 easy tricks to become a better speaker

Pendant la convention annuelle Toastmasters, en juin dernier, nous avons eu l’honneur de voir et entendre Douglas Kruger en action. Douglas est le seul speaker à avoir gagné cinq fois le championnat de prise de parole en public d’Afrique subsaharienne. Il est aussi le seul Africain à avoir atteint la place de second du championnat mondial à Reno en 2004. Douglas est un speaker incroyable. Un de ses conseils est de parler en trois dimensions. Il s’agit d’un concept tout simple qui peut faire une réelle différence lorsque vous prenez la parole en public.

Le monde est tridimensionnel

Avez-vous vu le film Inception ? C’est un film en quatre dimensions dans lequel les rêves s’enchevêtrent à un point que l’on ne sait plus si on est dans le rêve ou la réalité. Cependant, dans de nombreuses scènes, la caméra tourne autour des personnages, particulièrement quand la camionnette tombe du pont. Que vous ayez ou non aimé le film, il est impossible de ne pas être fasciné par l’utilisation de la 3D. Il en va de même avec un discours.

L’audience ne fait pas que vous écouter, elle vous regarde. De nombreuses études ont montré que la communication non verbale est plus importante que la communication verbale. Ceci signifie que le ton que vous employez, les inflexions de voix, vos expressions faciales sont les clés du succès de votre discours. Deux aspects que j’approfondis ici concernent les mouvements de votre corps et l’occupation de la scène.

Bougez votre corps

Vous avez un corps, servez-vous en ! Quand on entend parler de gestuelle, on pense naturellement aux bras et au besoin de les libérer du corps. De nombreux apprentis speaker me demandent quoi faire de leurs mains. Doit-on les mettre dans ses poches ? Peut-on les joindre ou les poser sur son ventre ? La meilleure réponse me fut donnée par une actrice de la Comédie Française qui fut un de mes professeurs : vos mains ? Laissez-les au bout de vos bras ! Ceci signifie que si vous bougez vos bras naturellement, vos mains suivront.

Cependant, vous avez une sphère virtuelle devant vous décrite par les mouvements de vos bras à 180 degrés dans toutes les directions. De nombreux speakers ont tendance à faire deux « erreurs » : ne bouger que la moitié de leurs bras, oubliant celle située entre le coude et l’épaule, et ne les bouger que latéralement. Voici cinq astuces concernant ce que vous devez faire de vos bras :

  1. Servez-vous de toute la longueur de vos bras. Chaque bras a deux charnières principales : le coude et l’épaule. Utilisez-les toutes les deux de façons à occuper tout l’espace disponible. Se faisant vous libérerez votre poitrine, permettant une meilleure respiration. Faites quelques exercices de gymnastique avant de monter sur scène pour détendre vos épaules et permettre à vos bras de bouger entièrement.
  2. Faites vos gestes vers l’avant. Douglas Kruger a partagé que les mouvements vers l’avant sont symboles de confiance. Vous pouvez bouger vos bras vers l’audience pour donner un conseil ou conclure, ou depuis l’audience pour l’emmener avec vous dans votre histoire.
  3. Pointez la main, pas le doigt. Si vous voulez pointer quelqu’un dans l’audience, ne le faites pas avec le doigt, cela pourrait être perçue comme une agression. Utilisez toute votre main tendue, la paume légèrement tournée vers le haut.
  4. Bougez de façon asymétrique. De temps en temps, ne bougez qu’un seul bras, alors que l’autre reste le long de votre corps. Cela ajoute de la dynamique à vos mouvements.
  5. Jouez avec vos mains et vos doigts. Les dernières charnières de vos bras sont les poignets et les doigts. Vous voulez donner trois conseils, montrez un, deux et trois avec vos doigts. Vous voulez asséner une vérité, fermez votre poing. Faites de vos mains et de vos doigts vos alliés.

Vos bras sont des engins fabuleux, mais elles ne sont que deux des parties mobiles de votre corps. Vous pouvez aussi vous servir de vos jambes et de votre tête. Par exemple, en vous baissant, tout en ralentissant le rythme et en réduisant la puissance vocale. L’audience se redressera alors sur sa chaise et se mettra à écouter avec application. Il s’agit d’un moyen simple d’augmenter la tension dramatique.

La scène est votre huitre

Douglas Kruger a expliqué qu’il se tient immobile quand il veut mettre en évidence un fait – tout en continuant à se servir de ses bras – et se déplace quand il raconte une histoire. C’est là que la scène prend toute son importance. Si vous voulez avoir un impact maximum, vous devez vous servir de toute la scène. Voici une série de cinq astuces pour « posséder » la scène.

  1. Déplacez-vous vers l’avant et baissez-vous pour ajouter de la tension dramatique. Bouger vers l’audience montre votre confiance et sera perçu par l’audience comme si vous veniez à elle. Utilisez ce mouvement quand vous livrez votre conclusion.
  2. Découpez la scène en neuf zones. Visualisez un jeu de morpion avec neuf quadrilatères et posez-le sur la scène. Quand vous répétez, servez-vous de zones données à des moments spécifiques de votre histoire. Cela vous forcera à bouger, tout en ancrant votre confiance.
  3. Ayez une chaise à disposition. Une chaise est un ustensile indispensable. Vous pouvez monter dessus pour simuler une ascension par exemple. Vous pouvez vous y assoir pour vous reposer ou jouer une scène de votre histoire, ou la retourner et la chevaucher. Une chaise est simple et très utile.
  4. Oui, vous pouvez montrer votre dos. Bien sûr la plupart du temps vous faites face à votre audience. Cependant, si vous voulez montrer un point sur un horizon imaginaire, tournez-vous de trois quarts et pointez l’horizon. Tous les yeux, y compris les vôtres, se tourneront dans la même direction, ayant pour effet d’emmener votre audience dans votre histoire.
  5. Rester immobile pour mettre un fait en évidence. Si vous vous déplacez continuellement, l’audience risque d’avoir le mal de mer rapidement. Comme je l’ai indiqué précédemment, déplacez-vous quand vous racontez une histoire et arrêtez-vous quand vous voulez mettre en évidence un point important ou amener une conclusion. Simple à mémoriser et à utiliser dans un discours.

During the Toastmasters Convention, last June, we had the privilege to see Douglas Kruger in action. Douglas is the only speaker in Africa to have won the Southern African Championships for Public Speaking a record five times. He is also Africa’s only 2nd place World Champion! Competing in Reno, Nevada in 2004. Douglas is just an amazing speaker. One of his numerous advices is to speak in 3D. It is one of those little concepts that can make big a difference when you give a speech in public.

The world is in 3D

Have you seen the movie Inception? This is a four dimensional movie, in which dreams are within dreams within dreams within dreams, to a limit you are not sure whether it’s a dream or reality. Each time, space is used around the character, particularly when the van is falling from the bridge. Whether you liked the movie or not, it’s impossible not to be fascinated by the way the camera uses the three dimensions. The same goes with a speech.

The audience is not only listening to you, it’s watching you. Numerous studies have shown that non-verbal communication is more important than the verbal one. This means that the tone you use, the way you move, your voice inflexions, your facial expressions are keys to the success of your speech. Two key aspects that I want to emphasize here is how to use your body and to own the stage.

Move your body

You have a body, use it! When we talk about body gestures, we tend to think first about the arms, freeing them from the rest of the body. I am sometimes asked by wannabe speakers what they should do with their hands. Shall they put them in their pocket, can they join them, should they put them on their belly, etc.? The best answer came from one actress from the Comédie Française who used to be my teacher: your hands? Leave them at the tip of your arms! This means that if you move your arms naturally, your hands will follow.

However, you have half a virtual sphere in front of you. Lots of speakers tend to do two, what I can call mistakes: moving only half of their arms, forgetting they have another half between the elbow and the shoulder, and moving them only aside. Here are 5 simple tricks on what to do with your arms:

  1. Use your arms in their entirety. Each arm has two main hinges: the elbow and the shoulder. Use both. You will occupy all possible space, and large gestures free your chest to breathe better. You can do some exercises before going on stage to ensure your shoulders are relaxed and ready to allow your full arm to move.
  2. Make gestures in front. Douglas Kruger shared that gestures in front depict confidence. You can move your arms to the audience to make a point or from the audience to take it to you.
  3. Point with the hand, not the finger. If you want to point at the audience, do not point a finger alone, this will be perceived as an aggression. Use your hand, palm facing up.
  4. Make asymmetrical moves. Sometimes move only one arm, while the other stands still on your side. This adds drama to your gestures.
  5. Play with your hands and fingers. The last hinges on your arms are your wrist and fingers. You want to give three advices, show one, two, and three with your fingers. You want to make a strong statement, close your fist with intensity. Your hand and fingers help you.

Your arms are fantastic but they are only 2 moving parts of your body. You can use your legs and head as well. For instance, by lowering yourself while slowing down your pace and dropping slightly your voice, you increase intensity. The audience will be forced to straighten on their chairs and listen intensely. A cool way to add some drama.

The stage is your oyster

Douglas Kruger explained that he’s standing still when making a point – though using arms gestures – but moving around when telling stories. And this is where the stage plays its role. If you want to be impactful, you need to use the whole stage, walking up and down, right and left. Here is another set of five tips to work the stage:

  1. Move forward and low to add intensity. Moving to the audience will show confidence and will be perceived as the speaker coming to the audience. Use this trick to give the conclusion of a story to increase the drama in the closing.
  2. Cut the stage in nine different areas in your mind. See the stage has a tic-tac-toe board, with nine quadrilaterals. When you rehearse, use each square for specific stories. This will force you to move around when telling stories, while giving you anchors for confidence building.
  3. Have a chair ready. A chair is a great prop. You can climb on it to simulate stepping on something. You can sit on it just to rest if you are speaking for a long time or to play a scene of one of your stories. You can turn it and horse-ride it. A chair is simple and very useful.
  4. Yes, you can show your back. Of course most of the time, you will be facing your audience. But if you want to play showing a point on the horizon, you can turn three quarters from the audience and point to the imaginary dot. All eyes, including yours, will be looking in the same direction, and this will include the audience into your acting.
  5. Stand still to make a point. If you continuously move, the audience may become sea sick. As said at the beginning, move while you tell stories but stand still when you want to make a point. Simple to remember and to include in your speech routine.

Convention Toastmasters Maurice – Juin 2013Mauritius Toastmasters Convention – June 2013

Une vidéo couvrant en moins de 20 minutes une journée de convention. De quoi donner un petit aperçu des talents mauriciens. J’ai eu l’honneur et le plaisir de présider le concours du meilleur speaker (après l’avoir gagné il y a quelques années déjà).

La cerise sur le gateau est l’intervention de Douglas Kruger, cinq fois champion d’Afrique de prise de parole en public. Appréciez !

 

http://www.youtube.com/watch?v=tXp-nmWvoq4&feature=youtu.beA 18-minute video of the Toastmasters convention (Thanks to Patrick). Just giving an idea of Mauritius talents. I had the honor to chair the best speech contest (after winning it some years ago).

The icing on the cake is the speech delivered by Douglas Kruger, 5 times best African speaker. Enjoy!

 

Mon TEDx talkMy TEDx talk

Je m’aperçois que je n’ai jamais publié mon TEDx talk sur mon blog. Voici l’erreur corrigée.

Merci de vos commentaires.I just realized I did not publicized my TEDx talk on my blog. Here it is then.

 

 

Thanks to leave me a comment.

7 astuces tirées de TEDx : comment faire des discours incroyables (et déclencher une Standing Ovation)7 TEDx Hacks: a Cheat Sheet to Delivering Awesome Speeches (and get Standing Ovations)

TED est une conférence des plus connues de notre planète bleue. Créée il y a trente ans (la première édition eut lieu en 1984), TED attire les conférenciers et les penseurs du monde entier. Afin de permettre aux personnes à l’extérieur des Etats-Unis d’y assister, TED a engendré des conférences sous licence, appelées TEDx, en 2009.

Le premier TEDx Maurice s’est tenu fin janvier avec cinq conférenciers, dont le champion olympique Chad le Clos, le musicien mauricien José Thérèse et moi-même. Tout en étant un honneur, faire un discours à TEDx est très prenant. Il y a cependant 7 astuces qui m’ont aidé dans ma préparation. Les voici donc, prêtes à l’usage pour un discours public ou pour présenter vos idées pendant votre prochaine réunion.

  1. L’audience, l’audience, l’audience ! Parlez pour votre public, pas pour vous-même. La seule chose que veut savoir un public est ce qu’il va en tirer personnellement. Prenez en compte à qui vous vous adressez et surtout de comment chaque personne du public va profiter de votre discours.
  2. Coupez, coupez, coupez ! Partez avec un principe simple : vous serez trop long. Quand vous préparez votre discours, coupez votre premier jet en deux, puis le second d’un bon tiers. Vous serez alors sans doute un tout petit peu trop long !
  3. Simplifiez, simplifiez, simplifiez ! Laissez Supercalifragilisticexpialidocious à Mary Poppins et le jargon aux textes imprimés. Alors que vous écrivez votre texte, contentez-vous d’idées et de mots simples. Votre audience est votre guide. Elle en sait moins que vous, inutile de l’abandonner avec des concepts complexes.
  4. Des histoires, des histoires, des histoires ! Racontez des histoires ! Pas des histoires extraordinaires, des petites histoires familières, comme se plaît à les décrire Douglas Kruger, 5 fois élu meilleur conférencier d’Afrique australe (www.douglaskruger.co.za). Les histoires transmettent des valeurs et illustrent à merveille vos propos.
  5. Personnel, personnel, personnel ! Soyez personnel ! Parlez de vous, pas pour frimer, mais pour partager votre expérience tout en étant authentique. Ce qui vous est arrivé peut arriver à tout le monde, offrez donc votre expérience. C’est un moyen superbe de mettre des sentiments sur la table sans être larmoyant.
  6. L’espace, l’espace, l’espace ! Si vous devez parler sur une scène, servez-vous de tout l’espace. La vie c’est le mouvement. Votre corps parle et la communication non-verbale est aussi importante, si ce n’est plus, que la communication verbale. Bougez, courrez, sautez, observez, vous êtes vivant !
  7. Répétez, répétez, répétez ! Il n’existe aucun meilleur moyen de se préparer que de répéter. Beaucoup ? Autant que vous le pouvez ! Personnellement, je répète mes discours de compétition au moins 28 fois. C’est mon chiffre porte-bonheur.

Un bon discours nécessite du travail. Un grand discours nécessite beaucoup de travail. La bonne nouvelle est tout un chacun peut apprendre les techniques nécessaires. Lancez-vous ! Ressentez l’excitation d’être sur scène. Après la chute libre et l’amour, il n’est pas de meilleure sensation.TED is one of the most famous conferences happening on our little planet. Created thirty years ago (the first conference took place in 1984), it attracts the best speakers and thinkers worldwide. To have people beyond the US to attend these talks, TED has spun off into local events named TEDx, in 2009.

The first Mauritius TEDx event took place last January and gathered five speakers, including Olympic champion Chad le Clos, musician José Thérèse and myself. Although an honor, delivering a talk at TEDx is taxing. However, there are 7 basic tips that helped tremendously in my preparation. Here is therefore a cheat sheet that can be used for a public speech or for presenting your ideas during a next meeting.

  1. Audience, audience, audience: speak for your audience, not for yourself. The first thing anybody wants to know is: What’s In It For Me! Consider who you are talking to and how each member of the audience will benefit from what you say.
  2. Cut, cut, cut: start with a simple principle, you are always too long. Go to the point quickly. When you prepare your speech, cut in half the first draft, and a good one third of the second draft. And you may even be too long.
  3. Simplify, simplify, simplify: leave Supercalifragilisticexpialidocious to Marry Poppins and jargon to written papers. While writing your text, use simple ideas and words. Your audience should guide you, it knows less than you but do not alienate it by using complex concepts.
  4. Stories, stories, stories: tell stories. Not long or extraordinary ones, but “small close to home” ones as describes Douglas Kruger, the 5 times best Southern Africa public speaker (www.douglaskruger.co.za). Stories carry value and illustrate the points you want to make beautifully.
  5. Personal, personal, personal: make it personal. Talk about yourself, not to brag, but to share your experience while being authentic. What happened to you can happen to anybody, so allow others to learn from your own life. It’s a great way to put some feelings on the table without being phony.
  6. Space, space, space: if you happen to speak on a stage, use the whole space. Life is movement. Your body speaks and non-verbal communication is as important, if not more, as verbal one. Move, run, jump, look around, you’re alive!
  7. Rehearse, rehearse, rehearse: there is no better way to get prepared than to repeat. How much? As much as you can, too much does not exist. Personally, I rehearse my contest speeches at least 28 times. It’s my magic number.

A good speech requires some work, a great speech requires hard work. The good news is anybody can learn the required skills. Jump and do it! Feel the exhilaration of being on stage, after skydiving and love, there is no better feeling.

Telling your story (Part 6) – Deliver Results

“Everything will be alright at the end”. This is one quote from the film The Best Exotic Marigold Hotel. And this is what almost all audiences expect from a good story: a happy ending! To the point where you are, the tension is there. The audience wonders what will come next, they may be scared, but they want you to deliver the expected results.

And the time has come to do it! The biggest trap is to paramount on the tension point and let the soufflé go down. All the cooks know that a soufflé cannot wait. It needs to be eaten very hot, just as it goes outside of the oven! If you have done your job well and have followed the four previous steps:

  1. Grab the attention
  2. Set the scene
  3. Relate to your audience
  4. Increase tension,

the soufflé is hot and your audience needs to eat it now.

To revert to the examples described in the previous parts, this is the right time to tell your investors how much you want and how much they will make. If you are selling a product, picture the company or the users delivering benefits to their own customers by using your product, and ask for the order through a direct question (a bad salesperson never asks for the order).

And stop! Yes, stop! Do not overdo it! Delivering your results should be five percent or less of the entire presentation. This does not sound natural? That’s true, and it’s because you have done your homework, have prepared well and have followed the magic five steps. Have you ever wondered why a book or a film seems to accelerate at the end? Have you ever noticed that the last chapter is shorter? All this is because the author has “manipulated” you.

I dislike the word manipulation because it has a negative connotation. However a good presenter or a good writer knows how to write a story in a way you wait for the end, do not expect it and are relieved, with this feeling that you knew it would end this way. And by the way, sometimes the end is not happy, but you knew it.

In the business world, we are manipulated every day. I shall say every hour. However, if your intentions are good, your story will be good, your audience will feel this and they will agree on the manipulation. Nobody forces an audience to stay in the room if it feels the speaker is phony.

But if you deliver your results quickly and have followed the previous steps, two things will happen:

  1. You will feel the excitement in the room
  2. The audience will ask positive open questions

Do not feel challenged. Answer with short and precise statements, and shut up. The tension has fallen on your shoulders, since you expect an answer to your grand finale, but you should not let that show, and continue smiling. And you know what will happen? Everything will be alright at the end!

Telling your story (Part 5) – Increase the tension

This is the turning point of your story. You know the moment when anything can happen, good or bad. It’s the moment when the hero can die and the bad guy can win. It’s the moment when you bite your nails or lip, when you girlfriend squeezes your arm, when you close your eyes and hold your breath. The moment of truth!

In movies and good stories, the inflexion point is the result of an almost scientific series of events, put one after the other like the steps of a staircase, to increase the tension. If you have built your stories based on the previous articles, you have grabbed the attention of your audience, you have set the scene with the good and the bad guys, and you have made sure you relate to the people in the room. In most cases, you are now able to guide them where you want, and you can now play with their emotion.

Emotions are the strongest drivers of human behavior, use them. If you are selling a product, you want your prospects to feel the lack of your product, so they will come to the natural conclusion they need it. If you are looking for capital to fund your company, you want your potential investor to feel this is the opportunity of the year and if they do not jump into it, they will not be able to win as much as they would.

However, saying it is not enough, you have to build the story so that it becomes an obvious truth in your audience’s mind. Stay calm, there is a simple magic formula to build the tension: step, obstacle, step, obstacle, step, and obstacle. This pair, step, obstacle, at least three times. Do not make it much longer though. What your audience wants to know is how you overcame the challenges that life threw at you.

The different steps do not need to be in chronological order. The importance is the obstacles seem more and more insurmountable. Let’s explore the capital seeking example. What you want to tell is while you were operating the company, you got an issue with product quality that brought you almost bankrupt. Explain what you did to you went up again. Then, go onto the large customer who did not pay you and closed its business leaving your cash flow in a terrible situation. Finally, go with the competitor who stole some of your ideas and created a pale copy of your products that left you with the duty to innovate more and faster.

You see the idea. In the case of selling a product to a customer or an idea to your team, walk them through last year’s or other customers’ successes, one after the other, and how you delivered those. Show you can be trusted, that your experience has helped to build a stronger you. Once the tension is at its peak, then you can deliver the results and bring the smile back to your audience. This will be our next week final topic.

Telling your story (Part 3) – Set the scene

You started your presentation with a strong opening that caught your audience attention. Let’s now move to the second part, setting the scene!  In all the stories, the first part presents the good guy, the bad guy and the environment. This is this exact framework that a good presenter should use.

People love normality… with a twist. For instance:  Snow White (great re-interpretation with the movie Mirror, mirror), Spiderman and Star Wars. In each of these stories, the hero is a normal guy. Snow White is a young girl, although a princess, with a huge heart: she loves people and people love her. Peter Parker is a high school student, and orphan, living what seems a normal life before being bitten by a radioactive spider. Luke Skywalker is another orphan raised by his uncle and aunt, and acts as a normal young adult. In all cases, each of us could be one of these people. This is the good guy, you!

Time to define the environment in which you operate. If you present your business plan to investors or venture capitalists, after your opening, define the environment in which your company is operating. If you present a new project to the management team, start with explaining where you are before the beginning of the project. If you present your yearly results to the board of the company, remind the members the state of the market and of your department at the beginning of the fiscal period. In a fiction story, setting the scene allows to present the situation and the atmosphere of the plot.

Let’s not forget the bad guys. In business terms, competition! Let’s be clear, there are no good stories without bad guys, as well no sound business without competition. What would be Snow White without the Queen? What would be Spiderman without the Green Goblin? What would be Luke Skywalker without Darth Vader? In business, what would be Microsoft without Google or Apple? What would be Mercedes without BMW? What would be Nike without Adidas or Reebok? Competition is crucial, because it will the base of the tension necessary to deliver a great story (this will be covered in the fifth part of the series).

You may say that if you are to present a project to your management, there is no competition. Although this may vary (think for example of your project related to others if you want to attract more budget or resources), you will want to position early the challenges you will face. Understanding this will not be a cup of tea and being realistic is key to a compelling story.

At that time within your presentation, your audience should be all eyes and ears. There comes the time to bring them back in and answer the decisive question: WIIFM, What’s In It For Me? This will be next week topic.

Telling your story (Part 2) – Grab the attention

Zucchini noseYou have only one occasion to make a first impression! If your opening is weak, you have already lost most of the audience and you will battle to get it back. On the opposite, if you strike the audience at the beginning, you can take them by the hand and lead them through your path.

There are way many ways to grab the attention of your audience. If you are using a computer, you can start with a picture, a single word, a quote or a provocative question. Let’s imagine you are looking for investors for your new company. Your first slide could be a fake picture of your stock price on the ticker at Wall Street. Or it could be a picture of the business award you received three years ago for another company you created or managed.

In the same vein, it could be a question that you project: where will you be in five years from now? Every person in the audience has an answer to this question, but you can start by telling them your version of where you see them and you.

There are traps though, and big no-nos! The first one is unfortunately one of the most used and is lame. The speaker starts with “Good morning” (replace morning by afternoon or evening depending on the time of the day) and repeat “Good morning”. Then goes into: “Hmm, you does not seem waken up, I said good morning!” while increasing her voice. She wants you to answer her good morning by good morning. Do not ever do that! It is lame and there are high risks that you will irritate the audience.

The second one is making fun of the audience or using cultural, religious or political jokes. You may shock your addressees and they will get a leave a very bad impression. The third and final is to excuse or depreciate yourself. The famous: “I am a new here and I apologize for not having prepared enough for this meeting”. Wow! The best way to soap on the board.

There is only one good way to start until you are ready for prime time and can take risks: Take a deep breath, smile and start with a dynamic “good morning, I am very happy to be with you today for…(give the purpose of your presentation in one short sentence)”, then pause for a second, look at some people in the eye and start your story.

Your attention grabbing piece should be personal and should speak to your audience. The most important part actually is that you are not making a speech or a presentation for you. You make it for your listeners. You will not tell the same story to investors from Wall Street and to teenagers. So adapt! The first minute is crucial. If you have caught their attention, half the job is done and we will continue next week with setting the scene.

And oh, one last thing, if you are using technology (computer, projector, clicker, etc.), ensure all works well before starting, nothing worse than seeing a presenter battling with his computer in front of everybody. Be professional, get to the room ahead of time and set everything up. Even if it involves waking up one or two hours earlier.

Mettez vos histoires en images Picture your stories

Permettez-moi de commencer clairement : PowerPoint tue la créativité ! C’est le pire des outils pour faire des présentations, car elles se ressemblent toutes et ne génèrent que des bâillements. Cependant, avec les bonnes compétences, PowerPoint est le meilleur des outils car il vous aide à créer des présentations géniales en quelques minutes. A vous de choisir entre le pire et le meilleur !

Il y a quelques années (au siècle dernier), j’ai commencé ma carrière en formant les utilisateurs sur des logiciels de présentation comme Harvard Graphics (les fondus d’informatiques se souviendront), avant l’apparition et la diffusion de PowerPoint. Un des conseils que je donnais alors était de ne pas utiliser plus de sept mots par phrase et pas plus de cinq lignes de texte par diapositive. Aujourd’hui, je raccourcis à sept mots maximum par diapositive !

Vous savez ce qui tue le plus l’attention de l’audience ? Les listes à puces ! Allez sur slideshare.com, parcourez les meilleures présentations et cherchez les listes à puces. Vous n’en trouverez pas ! Comme j’ai lu dans une présentation sur la conception des présentations de Steve Jobs, les puces sont pour les chiens, pas pour les diapositives ! Séparez-vous-en !

Les diapositives vous aident à raconter une histoire

Une série de diapositive n’est pas faite pour donner des détails, mais pour fournir un support à votre histoire. Si vous avez besoin de partager des chiffres ou des détails, créez un document annexe que vous distribuerez à la fin de votre présentation. Quand vous racontez une histoire à vos enfants/neveux/cousins/amis, la meilleure façon de la rendre vivante est de créer des images colorées. Il en va de même avec vos présentations.

Une image vaut mille mots, dit-on. Mais pourquoi s’en sert-on donc si peu ? Parce que nous sommes paresseux et que la diapositive par défaut dans PowerPoint est celle des listes à puces. Débarrassez-vous de cette diapositive et adoptez comme diapo par défaut celle avec un titre seulement. Vous n’aurez besoin que de quelques mots, mais de beaucoup d’images et surtout d’un script.

Même la Guerre des Étoiles a commencé sur le papier!

Croyez-vous que Steven Spielberg à commencer à filmer la Guerre des Étoiles de mémoire ? Non ! Il a écrit un script très détaillé. Si vous voulez faire comme les pros, oubliez votre ordinateur et commencez sur papier. Écrivez votre script en vous servant des techniques de « storytelling » (référez-vous aux précédents articles de mon blog sur le sujet, disponibles sur www.lacrisequellecrise.com). Une fois le script écrit, testez-le en racontant votre histoire face à votre miroir, puis coupez, coupez, coupez. 99% des présentations sont trop longues. Si vous savez que vous aurez 30 minutes, préparez-vous pour 20. Cela ne nécessitera qu’une dizaine de diapositives maximum.

Cherchez les images adéquates

Une fois armé de votre script, vous pouvez créer votre trame dans votre logiciel et partir à la recherche d’images. Il existe des millions d’images libres de droit sur internet, particulièrement celles sous la licence Open Source Creative Commons (ne piratez pas les images, respectez le copyright). Faites attention à n’utiliser que des images en haute définition (au moins la définition de votre écran) pour éviter la pixellisation (vous savez ces petits points, les pixels, qui deviennent des carrés si vous zoomez), et montrer votre professionnalisme.

En conclusion, je vous invite à aller sur www.slideshare.net, à vous abonner à leur newsletter et à vous inspirer des incroyables présentations que vous y trouverez ! Cependant, si vous êtes sérieux dans votre quête d’amélioration de vos techniques de présentateur, rejoignez un club Toastmasters près de chez-vous.Let me start with a clear point: PowerPoint is a creativity killer! It’s the worst tool to do presentation, because all presentations look alike and only generate yawning. However, with the right knowledge PowerPoint is the best presentation tool because it helps you create a compelling presentation in a matter of minutes. So, your choice for the worst or the best!

I started my career, years ago (that was last century, no kidding), by teaching people how to use presentation software like Harvard Graphics (nerds will remember), before PowerPoint came to life and became a common noun. One of the key advices I was giving then was to use less than 7 words per sentence and less than 5 lines of text in a slide. Today, I shorten this to less than 7 words for the whole slide!

Do you know what kills most attention: bullet points! Go to slideshare.com, browse the best presentations and look for bullet points. There are none! As I read in a great presentation about how to design slides like Steve Jobs, bullets are for guns, not for slides. So get rid of bullet points!

Slides help you tell a story

A slide deck is not a medium to give details, it’s a support to tell a story. If you need to share numbers and details, create a side document that will be distributed at the end of your presentation. Remember when you are telling stories to your kids/nephews/cousins/friends, the best way to make your story lively is to create vivid images. It’s the same with slides.

A picture is worth a thousand words. We all know this adage, but why is it so little used when it comes to PowerPoint? Because we are lazy and because the default slide in PowerPoint is a bullet point slide. So as I said, get rid of the bullet points and make the title-only slide your default slide. You will need only a few words, but tons of images, and of course, a script.

Even Star Wars started on paper!

Do you think Steven Spielberg started to shoot Star Wars from his mind? No! He wrote a very detailed script. So do like the pro, start on paper, forget your computer! Write your script using storytelling techniques (refer to previous articles on storytelling, if you do not have them on paper, you will find online on my blog www.crisiswhatcrisis.net). Once you have your script, test it, telling your story in front of your mirror, and cut, cut, cut… the shorter the better. 99% of slideware is overtime! If you know you will have a 30-minute slot, prepare for 20 minutes. And this will probably require less than 10 slides!

Look for meaningful pictures

Once you have your script, you can create your outline with your presentation software and look for images. There thousands royalty free pictures on the web, particularly those under the Creative Commons Open Source licensing scheme (do not pirate pictures, respect the copyright). However, pay attention to always use high definition pictures (at least the definition of your screen) to avoid pixelisation (you know those little dots – picture elements, pixels – that become squares if you zoom in) and convey a professional image!

In closing, go to www.slideshare.net, subscribe to the newsletter and get inspired by incredible presentations! However, if you want to seriously polish your presentation skills, join a Toastmasters club!

Clair, précis, concis – Be brief, be bright, be gone

Vous êtes-vous trouvé dans une réunion à devoir prendre la parole sur un sujet donné, mais avez ressenti l’impression de ne pas être très bien compris ? Cela nous est tous arrivé ! La clef d’une bonne communication orale tient dans ces trois adjectifs: clair, précis, concis. En d’autres termes, soyez bref, montrez que vous avez réfléchi et préparé votre intervention, puis taisez-vous !

Plus facile à dire qu’à faire, particulièrement parce que la communication dépend de plusieurs facteurs. Il ne s’agit pas de juste délivrer un message, mais de l’adapter à votre audience et au contexte, et de le faire le plus précisément et rapidement possible.

Clair

Commencez par regarder votre audience. Comprenez qui est dans la salle, qui sont ceux que vous allez devoir convaincre, à qui vous allez vendre vos idées, dont vous devez capter l’attention. Vous ne parlez pas à votre PDG comme à votre conjoint (sauf si c’est votre PDG, mais c’est alors une histoire de famille) ou à vos enfants. Les mots, le ton, la conviction seront différents. Il s’agit pourtant du point le plus souvent oublié de la prise de parole en public. Regardez votre audience et adaptez votre message.

Précis

En anglais, nous dirions Keep It Simple, Stupid, soit Faites simple mon grand! Vous n’impressionnerez personne avec votre jargon ou vos mots recherchés. Servez-vous de mots simples, faites des phrases courtes et directes. Ne vous baladez pas, le plus court est le plus efficace, alors coupez, coupez, coupez. Plus vous ferez court, plus vous montrerez votre capacité à synthétiser. Comme l’a dit Boileau, ce qui se conçoit bien s’énonce clairement, et les mots pour le dire arrivent aisément!

Restez cependant souple. Vous pouvez être ferme et souple à la fois. Rien de bon ne sort d’une confrontation. Un de mes mentors m’a appris à toujours laisser la partie adverse venir vers moi, avant de retourner vers elle, créant ainsi une dance verbale ouvrant au dialogue !

Concis

Une fois votre thèse exposée, résumez-la en trois courtes phrases. Pourquoi trois ? Parce que c’est un nombre magique ! Souvenez-vous les techniques de storytelling, il n’y a que trois scènes d’action dans les films de James Bond. Trois est le nombre jusqu’auquel vous compterez et le nombre jusqu’auquel compter sera trois (les fans de Monty Python sauront de quoi je parle). En résumant, vous enfoncez les idées dans la tête de vos interlocuteurs.

Taisez-vous!

Si vous avez été clair, précis et concis, inutile d’en rajouter! Les pires orateurs ne savent généralement pas s’arrêter. En stoppant après votre résumé, vous forcez l’audience à réfléchir et possiblement à vous répondre. Et vous connaissez ce qu’on dit : celui qui brise le silence perd ! Non pas qu’il y ait quoi que ce soit à perdre, mais vous garantissez que votre thèse aura été bien entendue !


 

Ever been in a meeting and had to speak about some topics, but felt you were not understood correctly? This has happened to all of us. The key in oral communication fits in this well know sentence: be brief, be bright, be gone. In other words: go to the point quickly and clearly, show you put some thoughts and know your topic, then shut up!

Easier said than done! Partly because communication depends on multiple factors, and is not about just delivering a message but adapting your message to your audience and context. I have come with a simple methods for the 3 Bs, that I called the 5 Ss: Snoop, Simple, Supple, Summarize, and Shine.

Snoop

Watch your audience, understand who is there, who you will have to convince/sell to/get attention from. You do not talk to your CEO as you talk to your spouse (except if he’s your CEO, but this is family business) or to your kids. The words, the tone, the conviction may be different. It’s probably the most forgotten point of public speaking, snoop the audience and adapt.

Simple

Keep It Simple, Stupid! KISS your audience with your message. Nobody’s impressed by jargon or clever words. Use simple worlds, and short sentences, to the point. Do not mingle, do not wander, cut, cut, cut! The shorter the better, this shows you know how to synthesize!

Supple

Be convincing by standing firm on your legs, while being flexible. There is nothing good in a strong argument. One of my mentors taught me that if you let the other come to you and you go to the other, you start to dance, and this creates the dialogue. Firm does not me inflexible!

Summarize

Once you made your point, summarize it in three short sentences. Why three? Because it’s a magical number! Remember storytelling techniques, there are only three action scenes in a James Bond movie! Three shall be the number thou shalt count, and the number of the counting shall be three (the fans of Monty Python will know what I am talking about). By summarizing, you nail your ideas in the brain of your audience.

Shine

I could have said Shut up for the fifth S, but Shine fits better with the third B. If you have been brief and bright, and if you shut up, you will shine! No matter what. The worst speakers do not know how to stop and should be interrupted. By stopping, you force thinking, I should say you impose thinking, and wait for an answer. And you know the drill: the one who breaks the silence loses! Not that there is something to lose in all situation, but at least your point will have been made.