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L’étonnante vérité sur l’urgenceThe shocking truth about urgency

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« Philippe, traitez ce dossier de toute urgence ! Isabelle, il y a urgence avec ce client ! Vincent, venez me voir, c’est urgent ! » Nous avons tous entendu ou prononcé ces phrases. L’urgence frappe tous les jours. Les médecins, les pilotes, les pompiers et de nombreux professionnels font face à l’urgence au quotidien et doivent agir rapidement. Cependant, nous sommes tous confrontés, dans nos vies personnelles et professionnelles à des contraintes et des dates limites.

J’ai toujours été impressionné par l’urgence d’agir. Savoir est insuffisant, nous devons appliquer. Vouloir est insuffisant, nous devons agir. Léonard de Vinci

Un de mes amis, pilote de ligne, avec des dizaines de milliers d’heure de vol, m’a raconté une histoire sur l’urgence dans un cockpit. Il est facile d’imaginer que cela requiert une attention immédiate. Cependant, la première chose qu’un de ses instructeurs faisait dès qu’une alarme retentissait était d’appeler l’hôtesse ou le steward pour lui demander un café.

Commencez par réfléchir

En demandant un café, ce pilote s’autorisait à mettre ses idées en ordre afin d’analyser sereinement la situation et de ne pas céder à la panique. Une étude de 2003 du département de psychologie de l’université du Missouri a démontré que la qualité des résultats produit sous une contrainte d’urgence était systématiquement moindre que celle de ceux produits sans cette contrainte. Travailler dans l’urgence a donc tendance à produire des résultats inférieurs.

Le premier point important concernant l’urgence est de commencer par réfléchir à l’urgence de la situation et de ne pas céder à la panique. La panique a des conséquences désastreuses. Il convient de penser rapidement et d’élaborer les principaux scénarios possibles. Puis, comme Léonard de Vinci le disait, nous devons agir. Et là, il ne s’agit pas de précipitation, mais de vitesse, ou plutôt de vélocité.

La vélocité, pas la vitesse

Vous vous demandez peut-être quelle est la différence entre vitesse et vélocité. Un physicien vous dirait que la vélocité, aussi appelé vecteur-vitesse, « combine la notion de vitesse et celle de direction d’un mouvement, par opposition à la vitesse, qui ne comprend pas la direction. » (Définition Wikipédia). Et la différence est cruciale dans notre cas. La vélocité est la vitesse et la direction. Et le point important ici concerne la direction.

Dans une interview pour inc.com, le professeur de la Harvard Business School John Kotter, auteur de A sense of urgency, décrit ce qu’un leader devrait dire à ses employés : « Je veux que vous regardiez vos calendriers. Tout ce qui ne fait pas avancer clairement la société, annulez-le ! »

Il est ici question de direction, pas d’activités frénétiques. Le leader ne dit pas : « Je veux que vous en fassiez plus et plus rapidement ». Il ne veut pas que ces employés soient occupés, mais produisent des résultats, tout en instillant un certain sens d’urgence nécessaire à une organisation qui réussit.

L’urgence doit consister à agir rapidement dans un but précis

L’urgence ne consiste donc pas à agir rapidement en mode panique. Il s’agit de la mauvaise urgence. La bonne urgence consiste à prendre le temps de comprendre ce que nous souhaitons réaliser, puis à agir rapidement dans cette direction. Parce qu’au final, il ne faut surtout pas confondre vitesse et précipitation !“Ashley, please treat this as urgent! Isabelle, there is an urgency with this customer! Vincent, come to my office; it’s urgent!” Those are sentences you may have already heard or delivered. Urgency strikes every day. Doctors, pilots, firemen, and many professionals have to face urgent situations at times that require quick actions. However, all of us, in our daily lives, have sometimes to work under constraints and deadlines.

I have been impressed with the urgency of doing. Knowing is not enough; we must apply. Being willing is not enough; we must do. – Leonardo da Vinci

A friend of mine, commercial airline pilot with tens of thousands of hours of flight time told me a story about dealing with urgency in the cockpit. We tend to think this requires immediate attention, and this is right in most of times. However, the first thing one of his instructors was doing when an alarm sounded was to call the hostess to bring him a coffee.

Start thinking

And the reason behind the pilot asking for a coffee was to regroup his ideas in order to analyze the situation and not go into panic mode. A 2003 research study from the Department of Psychology of the Missouri Western State University showed that quality of results produced under time urgency was consistently less than those with no urgent deadline. So working under urgency tends to lead to inferior results.

The first important point on urgency is to start thinking about the urgency of the situation and not enter into panic mode. Panic has disastrous consequences. So we should start thinking fast and elaborate possible scenarios. Then, as Leonardo da Vinci said above; we need to start doing. And here, it’s not about speed of action but about velocity.

Velocity, not speed

You may ask, what the difference between speed and velocity is. Well a physicist will tell you that velocity is speed plus direction. And this is a crucial difference. Let me repeat: velocity is speed plus direction. The important point is direction.

In an interview with inc.com, Harvard Business School professor John Kotter, author of A sense of urgency, told what leaders should tell their employees regarding urgency: « I want everyone to look at your calendars. What’s on there that doesn’t clearly move us forward? Get rid of it! »

There is a clear indication of direction, not of frantic activities. The leader does not say: “I want everyone to do more, to act fast”. She does not want her employees to do busy-ness, she wants to deliver results fast and instill this sense of urgency that is required to create a successful organization.

Urgency leads to acting fast with a purpose

So urgency is not about acting fast in panic mode, as if nothing else mattered. This is bad, or false, urgency. The good, or true, urgency is about taking the time to understand what we want to achieve and then to act fast in the right direction. Because in the end, more haste, less speed!

Arrêtez de procrastiner !Stop procrastinating!

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Nous sommes tous confrontés à des taches que nous ne voulons pas faire. Nous trouvons des excuses, souvent minables, pour ne pas les faire. Un mot a été inventé pour décrire ce type de comportement : la procrastination ! Steven Pressfield, l’auteur du livre The War of Art: Break Through the Blocks & Win Your Inner Creative Battles, le décrit sous un autre angle qu’il appelle Résistance !

En voici un extrait qui définit la résistance : « la résistance s’apparente à la peur ; le degré de peur égale la force de la résistance. Ainsi, plus nous avons peur d’entreprendre quelque chose, plus nous pouvons être certain que cette chose nous est importante et l’est au développement de notre âme. C’est pourquoi nous ressentons autant de résistance. Si cela ne signifiait rien pour nous, il n’y aurait aucune résistance ».

La procrastination ne peut pas être vaincue

Je n’ai jamais trouvé de solutions satisfaisantes à la procrastination jusqu’à ce que je rencontre la résistance. En fait, en dehors de la discipline, il n’existe pas de solution à la procrastination. Si vous êtes discipliné, vous pourrez gagner quelques batailles contre la procrastination. Cependant, dès qu’une difficulté se présente, la procrastination montre le bout de son nez, vos résolutions prennent un coup dans l’aile et la procrastination gagne. Vous pouvez gagner des batailles, mais pas la guerre.

La résistance est un signal positif

La résistance est un autre animal et je vous recommande chaudement le livre de Steven Pressfield. Relisons la dernière phrase de l’extrait précédent : « Si cela ne signifiait rien pour nous, il n’y aurait aucune résistance ». Voilà la clé ! En d’autres termes, s’il y a une activité que nous avons tendance à éviter ou repoussons constamment à plus tard, il s’agit de la résistance et cela signifie que cette activité est importante pour nous. Si c’est important, nous devons la réaliser maintenant.

Relions ceci à la matrice de gestion du temps de Stephen Covey. Elle possède deux dimensions : l’importance et l’urgence. Ce qui est important et urgent trouve sa place dans le quadrant de la nécessité et doit être gérée. Ce qui est important, mais pas urgent, trouve sa place dans le quadrant de la qualité et du leadership personnel, et nécessite votre attention. Ce qui n’est pas important doit être évité.

Nous avons maintenant deux clés d’entrée pour toute activité : la résistance qui nous indique ce qui est important, et l’importance qui requiert notre attention, soit immédiate, soit planifiée. Ainsi, la résistance, à l’inverse de la procrastination, n’est pas négative. Elle nous indique ce qui doit être fait en raison de son importance. C’est un élément essentiel.

Bienvenue à la résistance, adieu à la procrastination

Ainsi, la prochaine fois que vous aurez tendance à procrastiner, arrêtez-vous, ressentez la résistance et dites-vous que quelque chose d’important pour vous est en train de survenir. Une chose dont vous serez fier une fois réalisée. Une chose qui vous rapprochera de vos objectifs. Une chose qui a un sens pour vous. Ne vous battez pas contre la résistance, souhaitez-lui la bienvenue ! Et tournez le dos à tout jamais à la procrastination !We are all confronted to tasks we do not want to undertake. We find excuses, sometimes lame, not to do them. A word was invented to describe this behavior: procrastination! Author Steven Pressfield, in his book The War of Art: Break Through the Blocks & Win Your Inner Creative Battles, described this with another angle he calls Resistance!

Here’s an extract that describes resistance: “Resistance is experienced as fear; the degree of fear equates to the strength of Resistance. Therefore the more fear we feel about a specific enterprise, the more certain we can be that that enterprise is important to us and to the growth of our soul. That’s why we feel so much Resistance. If it meant nothing to us, there’d be no Resistance.”

Procrastination cannot be beaten

I really never found any efficient solutions to Procrastination until I bumped into Resistance. Actually, procrastination does not have any solution beyond discipline. If you are disciplined, you will win the procrastination battle. However, as soon as you hit a challenge or are faced with unexpected difficulties, procrastination will sneak in, your discipline will take a hit and procrastination will win. In other words, you can win battles but cannot win the war.

Resistance is a positive signal

Resistance is another animal and I would recommend you read Steven Pressfield’s book. Look at the last sentence from the excerpt above: “If it meant nothing to us, there’d be no Resistance”. This is key! In other words, if there is an activity we tend to avoid and keep pushing forward, this is Resistance showing up, and this means this activity is important to us. If it’s important it should be done now.

Link this to the management matrix of Stephen Covey. This matrix has two dimensions: importance and urgency. In a summarized view what is important and urgent falls in the Quadrant of Necessity and needs to be managed, what is important and not urgent falls into the Quadrant of Quality & Personal Leadership and requires your focus. What is not important needs to be avoided!

We now have two critical insights: Resistance shows us what is important, and importance requires our attention, either immediately or planned. Therefore Resistance, to the opposite of Procrastination, is not bad. It indicates what needs to be done, because it’s important! And it’s a game changer.

Welcome Resistance, forget Procrastination

Thus, next time you hit Procrastination, look at it as Resistance, and realize something important is happening. Something you will be proud of having done. Something that will help you get closer to your goals. Something that has a deep meaning to you. Do not fight Resistance! Welcome Resistance! And forget procrastination forever!

Le temps est un actifTime is an asset

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Tout le monde sait ce qu’est le temps. En ce qui concerne un actif, Wikipedia (et le Plan Comptable Français) en donne la définition suivante : « Un actif est un élément identifiable du patrimoine d’une entité ou agent économique (ménage, entreprise, …) ayant une valeur économique positive, c’est-à-dire générant une ressource que l’entité contrôle du fait d’événements passés et dont cette entité attend un avantage économique futur ». La partie importante de cette phrase est « générant une ressource que l’entité contrôle… et dont cette entité attend un avantage économique ». De cette façon, le temps peut être contrôlé pour produire de la valeur.

Cette definition d’un actif contient deux concepts importants: le contrôle et la valeur. J’y ajoute une troisième dimension : la prise de décision. Vous décidez de ce comment vous occupez votre temps. J’entends les critiques. Il n’est pas possible d’entièrement décider de l’utilisation de votre temps. Vous avez un emploi, des enfants dont il faut vous occuper, des amis, des animaux de compagnies. Etc. C’est vrai, nous avons tous des contraintes. Nous vivons tous dans un monde de contraintes. Cependant, des dizaines de choix s’offrent à nous tous les jours. Comment occupez-vous votre temps de transport ? Regardez-vous la télévision ou lisez-vous ? Planifiez-vous vos journées ? Les analysez-vous ? En d’autres termes, utilisez-vous votre temps consciemment, êtes-vous dans le siège du conducteur ?

Le premier article de la Déclaration Universelle des Droits de l’Homme commence comme suit : « Tous les êtres humains naissent libres et égaux en dignité et en droits ». Nous avons tous le temps en commun. Où que vous soyez né, le temps est le même. Une journée fait vingt-quatre heures. Nous sommes tous égaux face au temps. Cependant, ce que vous faites de ces vingt-quatre heures repose sur vos épaules.

Maintenant, vous devez comprendre avoir une certaine forme de contrôle sur votre propre temps et que vos décisions auront un effet sur la valeur qui en découle.

Supprimez les passetemps

La pire des idées que j’entends parfois est de passer le temps. Quel concept atroce ! Le temps passé ne revient jamais ! Cela signifie que si vous le laisser passer, il est mort, parti, disparu à tout jamais. Ne permettez pas les passetemps comme la télévision, les jeux vidéo ou Facebook, à moins que vous n’ayez aucun but dans la vie. Ne pensez pas que je souhaite détruire votre temps de repos, ce n’est pas mon dessein. Cependant, si vous souhaitez vous développer et avoir une vie épanouissante, vous devez prendre conscience du temps, afin d’en contrôler l’utilisation, y compris votre temps de repos.

La clé est dans la planification

Quand un investisseur souhaite acquérir une action donnée, il l’étudie. Il essaye d’en comprendre la valeur réelle et future, afin de savoir si son acquisition lui sera profitable. Le temps devrait être traité de la même façon. Etudiez l’utilisation que vous en faites. Seule une compréhension profonde vous permettra de changer durablement. Cela vous permettra de transformer un élément passif, un passetemps qui coûte et ne rapporte rien, en un actif, un producteur de valeur.

Le temps est maintenant

La plus fatale erreur est d’attendre. N’attendez-pas, commencez maintenant ! Contemplez votre journée. Regardez si vous conduisez ou êtes conduit. Décidez de changer ! Même un petit changement peut avoir des conséquences importantes. Imaginez écouter des livres de développement personnel pendant votre heure de voiture tous les jours. Cela fera plus de deux-cents heures par an, cinq semaines de formation par an ! Voilà comment regardez votre temps. Au fil du temps, cela deviendra une habitude et vous en maximiserez la valeur. Et puis, vous découvrirez que le temps n’a pas la même valeur pour tout le monde et que certains ont compris comment la maximiser. Votre temps est arrivé… si vous le décidez !Everybody knows what time is. As for asset, Wikipedia gives the following definition: “Anything tangible or intangible that is capable of being owned or controlled to produce value and that is held to have positive economic value is considered an asset”. The important piece in the previous sentence is “capable of being controlled to produce value”. As such, time can be controlled to produce value.

This asset definition contains two important words and concepts: control and value. I would add a third dimension to time: decision. You decide what you do with your time. I already hear you. You cannot entirely decide what you do with your time, you have a job, you need to take care of your kids, your friends, your pet, etc. True, we all have constraints. You live in a constrained world, I do to. However, you have lots of choices: what do you during your commute time? Are you watching TV or reading books? Are you planning your days? Are you analyzing your days? In other word, are you using your time consciously, are you in the driver’s seat?

The first article of the Universal declaration of Human rights starts with the following sentence: “All human beings are born free and equal in dignity and rights”. One thing we have all in common is time. Wherever you are born, time is the same. A days has 24 hours everywhere. We are all equal with time. However, what you do with these 24 hours lies on your shoulders.

So, you now understand that you all have some control over your own time, and that your own decision will have an effect on the value you derive from it.

Kill time killer

The worst idea about time I’m hearing sometimes is to kill time. How horrible a thing! Time spent never comes back! That means that if you kill time, it’s dead, gone, lost forever. Do not allow time killer like television, video games or Facebook, unless you want to waste your time. You may think I want to destroy your rest time, and this is not my purpose. If you want to grow and have a fulfilling life, you need consciousness of time, so you can control your time, including your rest time.

Planning is key

When an investor wants to purchase a specific stock, she studies it, trying to understand if it’s a real asset, meaning if she will make profit out of it. Time should be treated the same way. Study it! Understand how you are using your time. Only a deep understanding of your time will enable you to decide to use it differently. This will allow you to transform a liability, time killer, into an asset, value producer.

Time is now

The biggest error is to wait. Do not wait, start now. Look at your day. See if you are driving or if you are driven. Decide to change. Even a small change can have huge consequences. Imagine listening to self-development books during your one-hour commute time every day. This is over 200 hours, 5 working weeks of training! This is how you should look at your time. Over time, it will become a habit and you will maximize its value. Eventually, you will discover that time has not the same value for everybody. Some of us have discovered how to maximize its value. Your time has come… if you decide!

La simplicité est la sophistication extrême

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« Il semble que la perfection soit atteinte non quand il n’y a plus rien à ajouter, mais quand il n’y a plus rien à retrancher ». Cette citation d’Antoine de Saint-Exupéry, extraite de L’avion, décrit le summum de la simplicité. Tout comme le titre de ce post qui est attribué au grand Léonard de Vinci.

La beauté se trouve dans la simplicité. Si vous aimez les beaux objets ou l’architecture, vous conviendrez que la simplicité est belle, mais qu’elle nécessite une grande maitrise. Prenez une chaise dessinée par Philippe Stark ou le musée Guggenheim, désigné par Frank Lloyd Wright. Vous ne pouvez pas ne pas être surpris par leur design et leur simplicité. Cependant, il a fallu 15 ans, 700 croquis et 6 jeux de plans pour créer le musée Guggenheim. Un énorme travail !

La plupart de nos vies sont remplis d’objets, de gens et d’occupations inutiles. Je peux vous sembler provoquant en disant ceci. Nous vivons tous des vies de plus en plus actives, mais sont-elles plus satisfaisantes pour autant ? Regardez ce que vous faites tous les jours et demandez-vous si cela vous satisfait ? Qu’arriverait-il si vous décidiez de vous débarrasser du superflu pour ne garder que l’essentiel ?

Pareto est la règle

Vous connaissez peut-être la loi dite de Pareto, aussi connu comme le principe du 80-20. Celui-ci indique que 80% des effets sont engendrés par 20% des causes. Par exemple, 80% des ventes proviennent de 20% des clients, ou 80% des résultats proviennent de 20% de vos efforts. Ceci s’applique à tout. Le ratio varie parfois, mais la règle reste la même. Nous pouvons suivre ce principe dans nos vies quotidiennes.

La moelle est à l’intérieur de l’os

Si vous aimez la moelle, vous devrez coupez l’os en deux. Vous devez aller tout au fond, enlevant la chaire. Vous ne pouvez pas manger la moelle si vous vous contentez de la peau. Pensez à votre travail, vos relations, votre maison, votre famille, vos amis, votre jardin… Pensez à ce que vous devrez supprimer pour arriver à la moelle.

Nous avons tendance à compliquer les choses parce que nous ne sommes pas clairs dans nos têtes. Quand vous simplifiez, enlevez les couches inutiles, et finissez par arriver à l’os, vous pouvez envisager la moelle, le trésor caché !

La simplicité rend la vie facile

La meilleure façon de simplifier est de se débarrasser des choses. Par exemple, si vous vous achetez une nouvelle chemise, débarrassez-vous d’une ancienne. N’accumulez rien. La simplicité consiste à garder les choses « maigres ». La prochaine fois que vous avez à faire un discours, créer une présentation PowerPoint ou écrire un rapport, ajoutez un résumé de quelques phrases au tout début. Pour chaque information que vous ajoutez à votre document/discours, posez-vous la question suivante : si cette information devait disparaitre, mon document serait-il toujours compréhensible ? Si la réponse est oui, supprimez-là ! Ne soyez pas timide, supprimez, supprimez, supprimez, jusqu’à arriver à l’os et pouvoir vous délecter de la moelle.