Écouter, ne serait-ce que par respect pour celui qui parle !

https://unsplash.com/blazphoto

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J 617. Ecouter quelqu’un parler. Depuis combien de temps ne l’avez-vous pas fait sans regarder votre téléphone, votre portable ou parler vous-même à votre voisin. Je sais, vous allez me dire que parfois, c’est dur d’écouter quelqu’un de barbant, que parfois vous savez déjà de ce dont il s’agit ou que tout simplement, vous avez quelque chose d’urgent sur le feu. Cependant, si vous avez la moindre once de respect pour la personne qui parle, écoutez-la ou allez-vous en !

Cela peut sembler violent, mais en tant que présentateur, il n’y a rien que je déteste plus que quelqu’un qui fait quelque chose d’autre quand je parle. Quand je suis de l’autre côté de la salle, je me fais donc un devoir d’écouter ou de partir. Certes, vous allez me dire que partir n’est pas montrer du respect au présentateur. Si ! C’est lui signifier (s’il vous voit partir) que le sujet ne vous intéresse pas et que vous préférez le laisser à son audience. Si vous restez, écoutez. Depuis plusieurs années, je pratique l’écoute active : je prends des notes, je conforte mes connaissances, je note des idées et je prépare des questions.

Écouter est une question de respect pour celui qui parle, et aussi une question de respect pour le temps que vous passez à écouter celui qui parle. Et puis, on ne va pas revenir sur les qualités de ne faire qu’une tâche à la fois ! Malheureusement, le déficit d’attention est en augmentation. Alors si vous voulez apprendre à écouter, ou réapprendre à écouter, coupez toute forme de technologie (oui, éteignez votre téléphone), focalisez-vous sur celui qui parle, au début quelques minutes, puis augmentez petit à petit. Au bout de quelques jours, vous pourrez écouter quelqu’un parler pendant une heure ou plus sans être distrait. La qualité de votre écoute augmentera la qualité de votre compréhension et celle du temps qui passe. Enfin, admettons qu’écouter ne coûte rien, mais peut rapporter gros.

8 good reasons to stop multitasking

https://unsplash.com/maliha

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Day 608. There are thousands of articles on the web and dozens of books on time management that all emphasize why multitasking is not as efficient as planning, serializing tasks and focusing. Easier said than done in an era of constant distraction and attention deficit disorder. Actually, as much as I like focus and concentration, it happens that I multitask, particularly when a task, like a download, does not require my attention. However, as soon as a task requires your attention, you need to give it 100% of your attention. Not less! We could argue over and over the benefits and the downsides of multitasking, here are 8 reasons I found useful to not multitask when tempted:

  1. Respect. When I speak to somebody and that person replies, I am 100% in the conversation. No phone, no tablet, no interruption. If I am waiting for an important phone call, I warn the person I may get interrupted, but other than this, I pay 100% respect. I feel horribly rude to watch an electronic device when speaking. If I am boring, let me know, if something annoys you, let me know, just be respectful!
  2. Speed. When getting on one task, you set the bar higher to make it faster. Just do it, like the slogan says. Because you are 100% focus on that task, you will want to come to its end faster, and this is the third reason.
  3. End. If you define the end, you define the speed and time will generally just be right. If it happens you need more time, just define another end time or plan another slot accordingly. When a task has a defined end, you will want to end it because of the fourth reason, dopamine.
  4. Dopamine. Dopamine is the neuro-transmitter for satisfaction. When you tick a done task on your task list, your brain releases a shot of dopamine that makes you feel good. By monotasking you’ll have multiple shots of dopamine every day, each reinforcing this feeling of pleasure. At the same time, you’ll decrease the fifth reason: cortisol.
  5. Cortisol. Cortisol is the hormone of stress. The more stress, the more cortisol. The more cortisol, the less immune system, and potentially the more illness. You get the picture. By serializing and finishing tasks, you keep your cortisol level at the right rate.
  6. Creativity. I discovered that when I am planning and acting accordingly, my days end up with more free time to unleash my creativity. This provides great additional ideas to do things faster or better clarity on how to deliver more value.
  7. Control. You are in control when you plan and focus, and are not driven by others’ priorities. Yes, sometimes, you need to answer outside requests, but by setting the time and pace, you gain control, better satisfaction and better return on relationship.
  8. Procrastination. By doing one thing at a time, with a define end and a tick in the box when done, you end up your days with a clean sheet and procrastination is an habit of the past. Just simply powerful!

If you apply monotasking to 80% of your days, your productivity and satisfaction will increase at least two-fold! It can even go to three times higher. I’ve seen many instances during which I could do in one day (one normal day, not overworking) what I thought would take three days. Do you know what can derail a good planning? Human interaction. You can never spend too much time with people, but as any other tasks, set expectations, define outcome and be 100% there.

Make it a habit to monotask, to dedicate time and energy to get better day in day out. You’ll discover by doing this you’ll get more free time you would have never expected. Above all, have fun!

Productivité, internet, apps… 7 principes pour rester au top

https://unsplash.com/jonathanvez

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Jour 569. Depuis quelques jours aux États-Unis, il est impossible d’échapper à l’ubiquité d’internet. Où que vous alliez, quoi que vous fassiez, il y a toujours un QRCode à scanner, une application à télécharger, un service à utiliser. Tout ceci ne devrait pas aller en s’améliorant dans les années à venir avec, entre autre, l’avènement de l’internet des objets. La question qui se pose donc est comment ne pas succomber à cette boulimie applicative et connective ? Voici les sept principes que j’applique à toutes les applications sur mon téléphone, ma tablette et mon portable.

  1. Utilisée au moins une fois par jour. Une application ne reste que si je m’en sers quotidiennement. Une utilisation inférieure indique que soit la tâche pour laquelle je l’utilise a peu d’importance et il convient d’en revoir l’utilité dans l’atteinte des objectifs en cours, ou que cette tâche peut sans doute être effectuée avec une autre application.
  2. Liée à au moins une autre application. La puissance de l’informatique est indéniablement dans l’intégration. Une application qui n’échange pas de données avec une ou plusieurs autres applications n’a aucun intérêt à mes yeux. Ainsi, mon application bancaire échange ses données avec Excel, Word est lié à WordPress, etc.
  3. Intégrée aux réseaux sociaux. Que ce soit Facebook, Twitter, LinkedIn ou Yammer, il doit pouvoir être possible de publier directement des informations, voire d’automatiser cette publication, sans sortir de l’application, sans faire de copier-coller.
  4. Sur tous les appareils. Si je devais classer ces principes, celui-ci serait numéro un. Dans un monde connecté et mobile, n’importe laquelle de mes machines doit pouvoir me permettre ce que j’ai à faire, même en mode dégradée par exemple sur un téléphone, en raison de la taille de l’écran.
  5. Une seule identité. Je suis une seule personne, je dois donc pouvoir utiliser une identité unique sur l’ensemble des applications. Là encore Twitter, About.me, Facebook, Office, etc. ne connaissent qu’un seul Marc Israel, et doivent permettre de m’identifier sans avoir à gérer une pléthore de mot de passe.
  6. Sauvegarde automatique en ligne. Si mes données soient enregistrées en local sur l’appareil que j’utilise, avec une connexion ou non, elles doivent pouvoir être enregistrées automatiquement sans que je m’en aperçoive dans le cloud. Ceci afin de pouvoir être récupérées en cas de problème matériel, ou permettre le changement d’appareil ou la mise à jour de l’OS sans rien perdre et surtout en récupérant documents et paramètres automatiquement.
  7. Sécurité. Si je n’ai qu’une seule identité, il est crucial que celle-ci et mes documents soient en toute sécurité. La sécurité est un sujet complexe. Avec un peu de bon sens et de recherche sur les éditeurs des apps utilisées, il est possible de faire une bonne évaluation des risques pris et de prendre les décisions qui s’imposent. Ceci étant, il ne faut pas non plus sombrer dans la paranoïa, un peu de prudence n’est jamais négatif.

Chacun a ses petites manies. La mienne est de ne tolérer que le meilleur pour mes apps. Il reste encore beaucoup de chemin sur l’intégration de toutes ces applications, et cela ouvre la porte à de fantastiques opportunités. Le futur est définitivement passionnant !

Si vous ne savez pas, demandez ! 3 caractéristiques d’une question efficace

https://pixabay.com/en/users/geralt-9301/

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Jour 566. A l’époque d’internet, toute question trouve sa réponse en quelques instants. Il est donc « normal » de ne pas tout savoir. Cependant, quand on pose une question à quelqu’un, si on souhaite une réponse précise, il convient de poser une question précise. La pose de question précise, Precision questionning en anglais, est une matière en elle-même enseignée, entre autre, à Stanford.

Il s’agit d’un ensemble de technique permettant la réflexion critique, la résolution de problèmes et la prise de décisions. Sans rentrer dans les détails de ces techniques, j’ai appris, il y dans le milieu militaire, les trois caractéristiques d’une communication et d’une question efficace. Les voici :

  • Clair. Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement et les mots pour le dire arrivent aisément, écrivait Boileau. Pour être claire, il convient d’utiliser des mots simples et compréhensifs pour votre interlocuteur. De même, pas de formule ou de conjugaison alambiqués.
  • Précis. C’est ce qui est souvent le plus difficile, et pourtant le plus important. Que la question soit ouverte ou fermée, il faut qu’elle soit le plus précise possible pour éviter les ambiguïtés et surtout les réponses à rallonge qui tentent de « noyer le poisson ».
  • Concis. Faites cours ! Be bright, be brief, be gone, disent les Américains. En français : montrez-vous intelligent, soyez bref et partez ! Plus c’est court, mieux c’est et plus cela appelle une réponse elle aussi claire, précise et concise.

C’est comme tout, cela demande un peu d’entrainement. Une dernière caractéristique est de ne traiter qu’un seul sujet à la fois. Si vous devez en aborder plusieurs, posez autant de questions qu’il y a de sujets. Avec l’habitude, cela deviendra une seconde nature et améliorera grandement votre productivité et la résolution de problèmes. Allez, en piste !

What to do when you are short of ideas? 3 techniques that work

https://unsplash.com/intrepid

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Day 561. I am sitting in front of my tablet and am scratching my head. I had thought about a topic this morning for this post, but it vanished… It should have been a bad topic. I am looking through the window and it rains. Definitely a day to be working, but I have not a single idea for this post. Then of course, the idea comes in because I am using one of the following techniques to get ideas pouring in. And the idea is to share with you how to deal with the blank page syndrome. The problem? You need to write of paper or put a project plan together, or produce whatever that needs to be produced starting from scratch, and you do not know how to start, or where to start. Use any of those simple 3 techniques and you will experience the magical effect of creativity unleashed:

  1. Start typing (or writing, or any other activity that is required for the task you have to do). Type the first idea that comes. It can be your printer is black, why is this printer black by the way? Or it can be that it is raining and you love the smell of earth and nature after the rain. The trick here is to start a train of thought. Your unconscious mind will create links and ideas will start flowing. Continue writing until you have the right one.
  2. Flip through previous projects, texts, or ideas. The best way to create something new is to start from something existing. Actually very few new things are really new. They are just an enhancement of something that existed and presented as new.
  3. Switch to something else… Hey, but I need to do this thing, I cannot switch to something else. Actually, if you are familiar with the concept of “lacher-prise”, or “let go”, you understand that holding to something too hard is counterproductive. You need to get away from the thing that blocks you to be able to get back into it. Counter intuitive? Sure, but really powerful. So let go, start something else, and in a matter of minutes, ideas will fly in so naturally you’ll wonder why they did not come sooner. The magic of Let go!

The human brain is full of mysteries. Sometimes, with these conscious techniques, we will “fool” our unconscious brain so it provides what we are looking for. Try it, you have nothing to lose and a lot to gain in terms of creativity and productivity. Voilà, I am happy, I went to no idea to a blog post in ten minutes.

3 rules to survive and win the email battle

https://unsplash.com/mumolabs

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Day 558. Do you receive too many emails? If not, then you can go back to what you were doing previously. If yes, just continue reading, because I will give you my own personal 3 rules to win the email battle that take literally 5 seconds to implement and allow you to free time to do meaningful work. Before getting into those rules, I need to clarify one simple point: email is just one of the many ways to communicate and is the asynchronous way. Asynchronous means that when you press the Send button, your email can take some time to be delivered and the recipient may not be online or not in front of his or her email client, so he or she will receive it later and may answer later too. So we come to our first rule:

  1. If you expect an urgent answer, do not use email, use instant message, phone the person, or walk to his or her desk. In other word: speak!
  2. Put each email you receive and read in one of those three buckets: trash, archive, action. All those emails that you are copied on or that you receive because you are part of a distribution list will go to trash. But hey you tell yourself, it may be important! Sure it may. And I assure you that if it’s really important you will hear about it through other ways of communication soon! And if you feel it’s important, read and archive! As for those email that you can answer in less than 30 seconds, answer them immediately and move! For those that require some work, keep them, flag them, change them into a task and put them in your calendar. In that case apply some judgement. Some email do not require urgent action, plan them for the next day or the next week.
  3. End your day with an empty mailbox. Yes, you read it well, empty your mailbox. If you applied rule two, at the end of each day, each email will have been either trashed, archived or actioned upon, your mailbox will be empty!

I always smile when people tell me they receive too many emails. You receive too many emails because you let others send you too many emails. It’s not about others, I am sorry to say it’s all about you! You are the master of your mailbox, do not let your mailbox rule!

It’s hard to start, gorgeous to finish

https://unsplash.com/sortino

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Day 557. Some days, you do not feel going to exercise. You may be tired, do not have time, or are just lazy (sometimes it’s good to be lazy, but that’s another story). Therefore, starting is a matter of sheer will. You need to rationalize and tell yourself it’s good for you. Not only for your body of course, but also for your mind. This is what happened to me on Friday morning. I had all good reasons to not exercise: went to bed late the day before, had a plane to catch, and told myself I could skip a day. And I just did the opposite: went to the gym for 30 minutes.

It was hard to start. I did not want to go and my body was reluctant to produce any effort at the beginning. Then the biological of the body kicks in. Our body is a wonderful machine that requires exercise. Tons of medical studies has proven this point, backed up by hundred thousands of years of evolution. So our body generates hormones to help our mind feeling good. Dopamine among others neurotransmitters will make you feel good: it’s also called the reward hormone. You know that feeling when you tick a done thing on your to-do list? It’s dopamine. So when dopamine starts to flow in your body, you feel you did the right thing. And this is what happens. A few minutes after starting sweating, you are feeling good.

But the beauty of these 30 minutes does not stop at the end of those 30 minutes. The effect continues all day. You feel better, you are better, and others feel it too. So even when it’s hard to start, remember it’s gorgeous to finish, so go exercise, even if it’s 20 or 30 minutes. Just do it!

It’s Monday, What are YOU going to do differently this week?

https://unsplash.com/juliacaesar

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Day 538. Hey, just sharing an idea with you guys. I was running yesterday, through the forest that I have the chance to live by, under a gorgeous blue sky. Running is generally an idea generation time. It’s probably the hormones that my brain generates that makes it working differently or faster. I had many ideas flowing during this run. Among others came productivity ideas (I will come to these ones in later post), post ideas and one simple idea of how better planning the week.

If you part of my regular follower, you know I am always looking for better ways to be more productive and one of those ways is to plan the week ahead. In the planning sessions I have on Sunday evening I look at my short, mid and long term goals and ensure my planning reflects all of those and help me getting closer to them.

One thing I overlooked actually was around what I need to learn to get to my goals faster and better. And to that ties the question I used as the title. Learning is about doing things differently or doing new things. Therefore, there is one question that needs to be answered week in week out: what am I going to do differently this week? This could be a new thing I will start doing to increase efficiency, a thing I will stop doing in order to snoop in something new, or a thing I will tweak.

Therefore, during the Sunday planning, two questions are added:

  1. What did I do differently (and what did I learn) that I can continue doing, because it made a difference?
  2. What will I do differently this week to continue learning and improving?

Simple to implement, huge learning and growing opportunity.

Day 465 – What will be your 5 wins today ?

Day 465This morning, my tweet feed contained this little message from Robin Sharma: What will be your 5 wins today?     And the picture on the tweet was the one I put on the right of this post. This is just so simple and so powerful. Every day, all of us do little things, win little victories, and contribute to a better world, most of the time without noticing. This post reminds us to notice. When we become intentional, we increase our footprint. When we become intentional, we notice and other notice too, even if they do not say it (but this is another story). So what are your 5 intentions of the day that will be your 5 wins today? Let me share mine to help you:

  • My daily running routine is generally around 5 to 6 kilometers. I felt for a while that I needed a little more, so today, I left 15 minutes sooner and did 8 kilometers. I feel great! – 8:00 AM – WIN 1, won!
  • I generally postpone the writing of this daily blog post to later in the day, when I have a gap, but it generates some stress, so today, my win was to write it before 8:30 AM, and here it is (I scheduled it for later though) – 8:26AM WIN 2, won
  • I booked time to prepare for two important meetings I have today so I can get more impactful and contribute more during those. Win in preparation. UPDATE – 11:35 AM, WIN 3, won!
  • I set the goal of cleaning my due tasks. There are not much, 4, but it will require some work without being disturbed. Time blocked in my calendar. Win ahead. UPDATE – 12:04 PM, WIN 4, won!
  • I will review my personal task list for the week-end before I leave on holiday in 10 days, so I am sure nothing will have been forgotten so I can benefit fully from my holiday with my wife and elder son. Beautiful win in sight. UPDATE – 10:18PM, WIN 5, won!

Voilà, this is not that hard. It took me 5 minutes. And I have a powerful blog post and a fantastic day ahead. Thank you Monsieur Sharma, once again you rock!

Nouvelle année, nouveau blog…

Non pas que celui-ci passe aux oubliettes, non, non, il va toujours me servir à commenter la crise qui n’en finit pas. Si au niveau international et financier, nous n’y pouvons pas grand chose, à moins de devenir patron du FMI ou président de la république, à titre individuel, les bonnes vieilles recettes fonctionnent toujours et permettent de ne pas se prendre la tête, mais j’y reviendrais en temps et heure.

Je disais donc que j’ai commencé un nouveau blog, en anglais uniquement (avec toujours la capacité offerte par Bing Translator de faire de la traduction à la volée, qui je dois le dire s’améliore de plus en plus), dont le sujet unique est la productivité. Passionné, comme vous l’avez sans doute constaté, par la productivité et l’utilisation optimale du temps, et passant une bonne partie de mes journées à travailler sur un ordinateur, il m’a semblé tout naturel de lier les deux afin d’offrir à mes lecteurs les meilleurs astuces pour faire plus, plus vite et mieux avec Office, le logiciel de productivité personnel et de groupe.

Le choix d’Office n’est pas anodin. D’abord parce que je travaille pour Microsoft, ce n’est pas un secret. Ensuite, parce qu’après avoir écrit quelques livres sur Access et PowerPoint dans les années 90, je suis resté fidèle à cet outil utilisé par plus d’un milliard d’utilisateurs sur la planète. Puis, regardant les gens se servir d’Office, je suis toujours étonné de leur utilisation basique alors qu’il existe des moyens simples et rapides de faire plus vite et mieux. Enfin, car depuis plus de 25 ans, Microsoft a apporté une myriade d’innovations dans cet outil, qui se veut aujourd’hui plus que la réunion d’un ensemble d’applications sous un nom commun.

Et puis, si je devais apporter un élément supplémentaire, c’est celui de la gratuité sur les tablettes Apple et Android, ainsi que sur les futures tablettes Windows 10. Les applications tactiles sur ces matériels sont tout bonnement géniales et laissent leurs concurrentes loin derrière. Alors voilà, ce nouveau blog, OfficeProductivityBlog.com, à bookmarker et consommer sans modération!